Приказ на исполнение обязанностей генерального директора на время болезни
Формирование приказа о назначении временно исполняющего обязанности директора происходит в случае, когда руководитель организации по каким-либо причинам не имеет возможности находиться на своем рабочем месте определенный промежуток времени.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа о назначении временно исполняющего обязанности директора .docСкачать образец приказа о назначении временно исполняющего обязанности директора .doc
Поводы для составления приказа
В каждой организации должен быть руководитель, который назначается в соответствии с учредительными документами фирмы (в т.ч. уставом) и занимается управленческой деятельностью.
Но иногда наступают обстоятельства, по которым у директора возникает потребность переложить свои функции на другого сотрудника – и их в повседневной практике любого предприятия найдется достаточно. Чаще всего это:
- отпуск (как плановый, так и внеплановый);
- больничный;
- командировка;
- могут быть и какие-то личные причины.
На кого переложить исполнение обязанностей
Решение, на кого именно переложить на время обязанности директора, каждый руководитель, конечно, принимает в индивидуальном порядке. Главное условие, чтобы выбранный сотрудник имел определенный уровень образования и опыт работы, а также пользовался полным доверием руководства и администрации фирмы. Связано это с тем, что с момента подписания приказа о назначении временно исполняющего обязанности директора, вся ответственность за текущую деятельность предприятия переходит на того работника, в отношении которого написан документ.
Следует отметить, что в качестве исполняющего обязанности директора может быть назначен как один из сотрудников компании, так и человек, как говориться, «со стороны».
Во втором случае, сначала необходимо заключить трудовой договор с указанием периода его действия, и только после этого писать приказ о передаче полномочий.
Кто пишет приказ
Так как приказ всегда пишется от лица директора организации, непосредственная задача по его составлению обычно лежит на секретаре, юрисконсульте или ином приближенном к руководителю работнике. Главное условие, чтобы после формирования приказ был в обязательном порядке заверен самим директором.
Приказ надо писать каждый раз, когда намечается относительно длительное отсутствие руководителя на рабочем месте.
Общие сведения о документе
На сегодняшний день строгих правил по составлению распорядительных документов нет, так что любую подобную бумагу представители предприятий и организаций могут писать с произвольном виде, или, если в компании есть разработанная форма приказа – по его образцу.
При формировании приказов важно соблюдать несколько условий:
- Составление каждого приказа должно быть чем-то обосновано. Обоснование всегда пишется в начале документа, после слов «В связи с…» и обозначает реальную причину для формирования приказа. В данном случае, в качестве обоснования может быть отпуск руководителя, его командировка, больничный и т.п.
- Также в приказ вписывается и основание – т.е. норма закона, которая дает право для составления данного документа.
- Приказ можно писать на обыкновенном листе любого удобного формата (обычно используется стандартный А4) или на фирменном бланке организации (как правило, в тех случаях, если такое требование прописано в локальных актах фирмы). Допускается писать приказ от руки или набирать на компьютере – в определении законности документа это значения не имеет.
- Документ составляется в одном экземпляре, который подписывается руководителем (или иным сотрудником, уполномоченным действовать от его имени), а также всеми другими лицами, которые в нем упомянуты.
Подписи должны быть только «живыми», никакие факсимильные (т.е. отпечатанные) автографы в бланке не допустимы.
Печать на приказе ставить необходимо только тогда, когда правило по использованию штемпельных изделий для визирования бумаг закреплено в учетной политике компании.
Образец приказа о назначении временно исполняющего обязанности директора
В «шапке» документа пишется:
- его название (с коротким обозначением смысла) и номер;
- наименование организации;
- дата и место составления приказа.
Затем ниже идет основная часть. Здесь необходимо:
- дать обоснование, т.е. в связи с какими обстоятельствами понадобилось формирование данного распоряжения;
- сказать, кто именно будет исполнять обязанности директора (должность, фамилия-имя-отчество работника);
- указать период и количество полных календарных дней, в течение которых эта роль должна исполняться;
- вписать функции, которые будет выполнять замещающий директора сотрудник (в том числе право подписывать документацию);
- написать его заработную плату на этот срок (здесь надо учесть один немаловажный момент — если зарплата директора выше зарплаты исполняющего обязанности, разницу следует компенсировать);
- в завершении следует вписать ответственное за исполнение приказа лицо (это может быть сам директор или любой его заместитель, руководитель подразделения).
Хранение документа
После того, как приказ будет написан и оформлен должным образом, а все заинтересованные лица с ним ознакомлены, его необходимо передать на хранение секретарю организации или другому работнику, ответственному за сохранность распорядительной документации.
На протяжении периода действия приказ должен находиться в отдельной папке вместе с другими подобного рода документами, в помещении, куда доступ посторонних людей ограничен.
После истечения срока хранения, документ можно передать в архив и впоследствии уничтожить в установленном законом порядке.
Источник
Формирование приказа о возложении обязанностей директора на время отпуска составляется обычно в тех случаях, когда руководитель предприятия планирует отправиться в очередной оплачиваемый отпуск.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа о возложении обязанностей директора на время отпуска .docСкачать образец приказа о возложении обязанностей директора на время отпуска .doc
На кого возложить обязанности
Возложить обязанности директора фирмы можно на любого работника предприятия, обладающего достаточным уровнем образования и навыками управления. Чаще всего директоров замещают их непосредственные заместители или же руководители среднего звена компании.
Важно, чтобы к замещающему сотруднику со стороны директора организации было полное доверие, поскольку передача обязанностей, даже временная, подразумевает подписание различного рода документов, проведения деловых встреч, работу с сотрудниками, партнерами, заказчиками и подрядчиками компании.
Приказ следует издавать заранее, но только в отношении того сотрудника, который дал предварительное письменное согласие на замещение директора в период его отсутствия.
Роль приказа
Приказ относится к распорядительной документации фирмы, как правило, регулирует внутренние правовые отношения между сотрудниками.
Без приказа работники предприятия могут с легкостью оспорить любое распоряжение, а также действия директора и администрации при помощи трудовой инспекции или суда.
Именно поэтому к составлению приказа следует относиться с особой тщательностью и вниманием.
Кто имеет право составлять документ
Непосредственно писать приказ о возложении обязанностей директора на время отпуска может любой работник предприятия, обладающий знаниями о том, как правильно создавать распорядительную документацию: например, секретарь, юрисконсульт или кадровик.
При этом после того, как документ будет окончательно сформирован, его необходимо передать на подпись директору, поскольку без его автографа он не будет считаться действительным.
Что указать в основании
Каждый приказ (и этот не является исключением) должен иметь под собой какое-то основание или обоснование. В данном случае в качестве мотива для создания документа можно предложить организацию бесперебойной работы предприятия и осуществление руководства в период отсутствия директора, а также ссылки на трудовой кодекс РФ и иные законодательные акты.
На что обратить внимание при составлении приказа
Приказ на сегодняшний день не имеет стандартного унифицированного образца, так что представители организаций и предприятий могут писать его в произвольной форме, исходя из собственного видения документа и потребностей. Некоторые используют шаблон, разработанный и утвержденный внутри фирмы.
При этом, вне зависимости от того, какой именно способ будет выбран, в приказ следует внести ряд определенных сведений. Это:
- номер, место и дата создания документа;
- наименование организации, в которой он издается;
- основание для его формирования (например, ссылка на номер и дату приказа об отпуске или график отпусков)
- в описательной части нужно вписать период, в который назначенное лицо будет исполнять обязанности руководителя предприятия, а также полный перечень возлагаемых на представителя обязанностей (при необходимости в приказе можно ограничить полномочия заместителя);
- если сотрудник наделяется правом подписи, это надо также указать, как и то, сохраняются ли за ним трудовые функции на это время по основной должности;
- также надо отметить порядок, в котором будет компенсироваться увеличение работы (лучше написать конкретную цифру).
Если к приказу прикладываются какие-то дополнительные документы, их нужно отметить в основном тексте отдельным пунктом.
При составлении приказа важно следить за тем, чтобы он был написан с соблюдением норм делопроизводства и составления распорядительной документации, а также правил русского языка.
Основные нюансы при оформлении приказа
Как к содержанию приказа о возложении обязанностей директора на время отпуска, так и к его оформлению закон не предъявляет никаких особенных требований. Писать его можно на обыкновенном листе А5, А4 формата или на фирменном бланке компании от руки (шариковой ручкой любого темного цвета) или на компьютере.
Требуется соответствие документа лишь одному условию: он должен быть подписан руководителем предприятия или его полномочным представителем (при этом применение факсимильных подписей, т.е. отпечатанных каким бы то ни было способом, не допускается). Если приказ подписывает представитель директора, в документе надо указать ссылку на соответствующую доверенность или иной документ, на основании которого он действует.
Можно не удостоверять бланк при помощи печати, т.к. с 2016 года юридические лица освобождены от обязанности использовать в своей работе штемпельные изделия (если только такая норма не закреплена в локальных актах фирмы).
Приказ печатается в единственном экземпляре, но при необходимости можно сделать его дополнительные копии (например, для предоставления в отдел кадров и бухгалтерию).
После завершения процедуры оформления приказ следует зарегистрировать в журнале учета внутренней документации фирмы.
Где, как и сколько времени хранить документ
Надлежащим образом составленный, завизированный и изданный приказ необходимо хранить строго определенным образом. На весь срок действия его следует подшить в папку с текущей распорядительной документацией.
После того, как актуальность приказа истечет, его можно передать в архивный отдел, где он должен находиться в течение срока, установленного законодательством Российской Федерации или же локальными нормативно-правовыми актами компании.
Источник
- Главная
- Консультация эксперта
- Кадры
- Кадровый документооборот
479025 декабря 2018
Подпись в приказе, если директор на больничном. Как оформить временное исполнение обязанностей генерального директора другим сотрудником? Читайте об этом в нашей статье.
Вопрос: Руководитель принят на работу с 04 октября 2018г. С 11 октября руководитель находился на больничном листе по 12 декабря (5 больничных листов подряд, без перерыва). Есть приказ от 12 октября о временном исполнении обязанностей в связи с болезнью генерального директора. В котором указано возложить временное исполнение обязанностей в период с 12 октября и на время болезни генерального директора на заместителя и в течение установленной продолжительности рабочего дня наряду с работой, определенной трудовым договором и установить доплату в размере 10 000,00 руб. Вопрос: 1. Приказ подписан 12 октября, но руководитель уже на больничном листе с 11 числа, значит он недействительный?.Переподписать приказ последним рабочим днем? 2. Когда заместителю начислить доплату в размере 10 000,00 руб, когда у руководителя закончился больничный в декабре или нужно начислить сразу было в октябре когда подписан приказ?
Ответ: Приказ действителен. Переиздавать его последним рабочим днем не нужно.
В законодательстве нет запрета подписывать руководителю документы во время больничного.
Право директора-работника не посещать работу во время болезни относится к трудовому законодательству. Право руководить организацией регулируется Гражданским кодексом.
Полномочия руководителя не прекращаются на время его болезни. Поэтому подписание руководителем организации документов во время его временной нетрудоспособности не влечет за собой признание его действий недействительными. Руководитель не выходит за рамки своих полномочий (ст. 174 ГК РФ).
По вопросу 2. Когда заместителю начислить доплату в размере 10 000,00 руб, когда у руководителя закончился больничный в декабре или нужно начислить сразу было в октябре когда подписан приказ?»
Доплата является частью заработной платы. Поэтому рассчитать и выплатить ее нужно вместе с зарплатой не реже чем каждые полмесяца. Крайний срок аванса – 30-е число текущего месяца, а для зарплаты – 15-е число следующего месяца (ч. 6 ст. 136 ТК РФ).
Как оформить временное исполнение обязанностей генерального директора другим сотрудником
Бывают ситуации, когда обязанности руководителя организации временно исполняет другой сотрудник. Речь идет о времени, когда руководитель по каким-то причинам отсутствует – болеет, находится в командировке, отпуске и т. п. Читайте в рекомендации подробно о том, какие документы оформлять в данном случае и обязательно ли доплачивать тому человеку, кто замещает директора.
Порядок замещения
Порядок временного замещения руководителя стоит прописать в уставе организации (п. 2 ст. 12 Закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ, ст. 11 Закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ). В уставе, в частности, можно предусмотреть, как назначать нового руководителя организации на время отсутствия старого, например, на время отпуска, болезни и т. п.
Как оформить отпуск генерального директора
Отпуск директора оформляют по-разному в зависимости от того, сколько участников в организации. Возможно несколько вариантов.
Вариант 1: в организации несколько участников
Когда в организации несколько участников, заявление на отпуск директор пишет на имя того, кто заключил с ним трудовой договор, – такое физлицо прописано в протоколе собрания или в уставе общества. Как правило, это один из учредителей компании. Он и принимает решение об отпуске директора, издает и подписывает приказ.
Вариант 2: в организации один участник
Когда учредитель только один, именно он и решает вопрос об отпуске генерального директора. Возможна ситуация, что директор – единственный учредитель. Тогда приказ об отпуске все равно нужен, а заявление не оформляйте.
Важно: учредители вправе не издавать приказы в отношении назначенных ими руководителей. Собственники компании часто передают генеральному директору полномочия по его отпуску – руководитель сам решает, как ему ходить в отпуск. Заявление на отпуск он не пишет, а приказ подписывает сам.
Аналогичный порядок действует и по остальным отпускам: по беременности и родам, по уходу за ребенком, учебным и за свой счет.
Отдельным приказом директор назначает исполняющего обязанности на период отпуска. В нем указывает, какие полномочия передает. Исполняющему обязанности также нужно оформить доверенность на представление интересов организации (п. 1, 3 ст. 29 НК, п. 1 ст. 182 ГК).
Приказ
Как правило, временное исполнение обязанностей генерального директора возлагают на его заместителя. Если у генерального директора нет заместителя, в должностные обязанности которого входило бы временное выполнение функций руководителя, то эти обязанности возложите на другого сотрудника. В этом случае генеральный директор издает приказ о временном возложении обязанностей руководителя организации на этого сотрудника (п. 1 Порядка, утвержденного разъяснением от 29.12.1965 Госкомтруда СССР № 30 и Секретариата ВЦСПС № 39).
В приказе нужно прописать конкретные обязанности сотрудника, замещающего руководителя. Например, подписывать приказы по кадрам, счета-фактуры и т. д. (указания, утвержденные постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, п. 6 ст. 169 НК).
Ситуация: нужен ли отдельный приказ о временном исполнении обязанностей руководителя, если в должностной инструкции специалиста есть пункт о том, что он замещает руководителя во время его отсутствия на время отпуска, болезни и т. п.
Да, нужен.
Пункт в должностной инструкции специалиста о временном исполнении обязанностей руководителя во время его отсутствия не может заменить приказ о замещении. Решение о заместительстве нужно принимать в каждом конкретном случае отсутствия руководителя.
При этом необходимо:
– определить, требуется ли вообще на время отсутствия руководителя вводить заместительство (например, отсутствие руководителя может быть настолько краткосрочно, что нет необходимости в заместительстве);
– зафиксировать факт отсутствия руководителя и возложить его обязанности на другого сотрудника;
– определить полномочия должностного лица (если из должностной инструкции, например, не следует, какие именно обязанности руководителя будет выполнять специалист) и установить его срок;
– решить вопросы оплаты за время замещения (если в этом есть необходимость).
Данный вывод следует из разъяснения от 29.12.1965 Госкомтруда СССР № 30 и Секретариата ВЦСПС № 39.
Доверенность
Если устав организации не предусматривает возможности передачи полномочий в отсутствие генерального директора, то необходимо оформить доверенность. Она призвана регулировать внешние отношения организации с контрагентами, ФНС, ПФР и пр. В доверенности укажите переданные доверенному лицу полномочия.
Доверенность от имени организации должен подписать ее руководитель или иное физлицо, которого уполномочили на это в соответствии с законом и учредительными документами (п. 4 ст. 185.1 ГК). На доверенности от имени организации не обязательно ставить печать, в том числе при выдаче доверенности сотруднику, который временно замещает директора.
Доверенность можно выдать на любой срок. Если срок не указать, то доверенность будет действовать лишь в течение одного года с момента ее выдачи. Такие правила установлены в пункте 1статьи 186 ГК.
Доверитель может в любое время отменить доверенность. А сотрудник, которому она выдана, вправе в любое время от нее отказаться. Исключением является случай, когда выданная доверенность была безотзывной – ее можно отменить только в тех случаях, которые прямо прописаны в ней самой (п. 2 ст. 188, ст. 188.1 ГК).
Полный перечень случаев, когда доверенность прекращает действовать, приведен в статье 188 ГК.
Доплата
За исполнение обязанностей временно отсутствующего руководителя сотруднику положены доплаты (ст. 151 ТК). Однако они обязательны, только когда выполнение обязанностей отсутствующего генерального директора не предусмотрено должностной инструкцией или трудовым договором сотрудника. Более подробно об этом см. Как установить доплату за совмещение профессий или должностей (доплату за временное исполнение обязанностей отсутствующего сотрудника).
Размер доплат устанавливайте по соглашению между руководителем и сотрудником. Это может быть разница в окладах генерального директора и того сотрудника, который его временно замещает. Неважно, является или нет сотрудник штатным заместителем руководителя организации (ст. 151 ТК, п. 1 Порядка, утв. разъяснением от 29.12.1965 Госкомтруда СССР № 30 и Секретариата ВЦСПС № 39, определение Верховного суда от 11.03.2003 № КАС 03-25).
В какие сроки выплачивать зарплату
Все работодатели обязаны выплачивать зарплату не реже чем каждые полмесяца. С 3 октября 2016 года зарплату нужно платить не позднее 15-го числа после окончания периода, за который ее начислили. То есть крайний срок аванса – 30-е число текущего месяца, а для зарплаты – 15-е число следующего месяца (ч. 6 ст. 136 ТК РФ). Если раньше выдавали зарплату позднее, измените сроки выплаты. Для этого заключите с сотрудником допсоглашение к трудовому договору. Также можно оформить уведомление об изменении условий оплаты труда.1Как выплатить и учесть зарплату за декабрь
В действующем законодательстве нет понятия «половина месяца». Норма из части 6 статьи 136 Трудового кодекса РФ означает, что зарплату нужно выдавать не реже двух раз в месяц. Конкретные сроки определите в Правилах трудового распорядка, коллективном или трудовом договоре.
Первая половина месяца – это всегда период с 1 по 15 число текущего календарного месяца. Вторая половина месяца – период с 16 по последнее число календарного месяца. Главное, установить конкретные сроки выдачи зарплаты. Например, по Правилам трудового распорядка зарплату выдают 5 и 20 числа. Тогда требование части 6 статьи 136 Трудового кодекса РФ выполните (письма Минтруда России от 18 апреля 2017 № 11-4/ООГ-718, от 23 сентября 2016 № 14-1/ООГ-8532).
Если установленный день выплаты совпал с выходным или нерабочим праздником, выдайте зарплату накануне (ч. 8 ст. 136 ТК РФ). Это правило действует и когда сотрудник в отпуске. При этом учтите следующее. Если зарплату выдаете через кассу, то, скорее всего, сотрудник не придет за ней. Тогда невостребованную сумму депонируйте в последний день выдачи зарплаты. Ведь срок для депонирования не может превышать пяти рабочих дней (включая день получения наличных с банковского счета). Так предусмотрено пунктом 6.5 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.
Подробнее о депонировании зарплаты см.:
Как депонировать зарплату, не выплаченную в срок;
Как списать депонированную зарплату, которую сотрудник не получил.
Внимание: устанавливать крайние сроки либо периоды для зарплаты вместо конкретных дат нельзя.
В новой редакции части 6 статьи 136 Трудового кодекса РФ прямо сказано: конкретную дату зарплаты устанавливают правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором или трудовым договором. В данном случае слово «день» – это конкретное число, например, 5 и 20. Если указать крайние сроки, например, не позднее 5 и 20 числа месяца, то это позволит работодателю выплатить деньги в любой день до указанных дат. Неправомерно также указывать предельные периоды, например с 14 по 16 и с 26 по 30 числа месяца. Это не соответствует требованиям трудового законодательства. Такие правила четко установлены с 3 октября 2016 года. Раньше аналогичные разъяснения давал Минтруд России в письме от 28 ноября 2013 г. № 14-2-242.
Из рекомендации «Какая ответственность предусмотрена за задержку выплаты зарплаты»
Отвечает Александр Сорокин,
заместитель начальника Управления оперативного контроля ФНС России
«ККТ нужно применять только в случаях, если продавец предоставляет покупателю, в том числе своим сотрудникам, отсрочку или рассрочку по оплате своих товаров, работ, услуг. Именно эти случаи, по мнению ФНС, относятся к предоставлению и погашению займа для оплаты товаров, работ, услуг. Если организация выдает денежный заем, получает возврат такого займа или сама получает и возвращает заем, кассу не применяйте. Когда именно нужно пробивать чек, смотрите в рекомендации».
Из рекомендации Нужно ли применять ККТ при выдаче, получении и возврате займа
Статьи по теме в электронном журнале
Источник