Приказ на продление отпуска по причине болезни

Одним из оснований для изменения даты окончания отпуска является болезнь сотрудника в этот период. Работодателю важно проводить пролонгацию положенного отдыха в соответствии с требованиями действующего законодательства. Многие руководители предприятий не знают, обязательно ли издавать приказ на продление отпуска в связи с больничным.

Нужно ли издавать приказ?

Чтобы сотрудник имел возможность воспользоваться правом на продление отпуска по причине временной нетрудоспособности, ему нужно подать на предприятие оформленный по всем правилам больничный лист.

Поскольку данное основание для пролонгации отдыха закреплено на законодательном уровне, распоряжение издавать необязательно. Не требуется и заявление от сотрудника.

Приказ о продлении отпуска в связи с болезнью во время отпуска издается в том случае, если сотрудник хочет перенести неиспользованные дни отдыха на конкретные даты. В этом случае работник подает соответствующее заявление и прилагает к нему листок о временной нетрудоспособности. На базе этих документов издается распоряжение. Оно дает право подчиненному отгулять часть отпуска в другой период.

Приказ является выражением волеизъявления руководителя компании и согласия работника. На его основании вносятся изменения в табель учета рабочего времени, график отпусков. Также распоряжение о пролонгации отпуска по причине болезни требуется в том случае, если на предприятии принято оформлять подобные изменения приказами.

Как правильно оформить распоряжение?

Оформляется приказ на стандартном листе офисной бумаги либо на фирменном бланке. Распоряжение можно составить от руки либо набрать текст на компьютере. Последний вариант используется чаще всего. При этом важно помнить о том, что подписи должны быть оригинальными. Электронные аналоги использовать запрещается. Рекомендуется придерживаться при оформлении приказа определенной структуры.

Составные части распоряжения приведены ниже:

• шапка. Располагается в верхней части листа. Первой строкой пишется наименование организации и ее правовая форма. Ниже по центру указывается название документа, его номер. Под наименованием отмечают место и дату составления документа;
• главная часть. Приводится основание, на базе которого осуществляется пролонгация отпуска. С новой строки заглавными буквами пишется слово «ПРИКАЗЫВАЮ». Перечисляются указания директора должностным лицам по поводу продления отпуска. Приводятся документы, на базе которых издается приказ;
• заключительный блок. Проставляются подписи с расшифровкой, даты ознакомления.

При написании распоряжения нужно использовать деловой стиль, не делать ошибок. При наличии печати рекомендуется проставлять ее оттиск на приказе.

Форма и содержание

Унифицированного бланка распоряжения о пролонгации отпуска в связи с болезнью нет. Поэтому работодателям предоставляется право на оформление подобного документа по своему усмотрению. Многие директора разрабатывают и утверждают фирменные бланки. Шаблоны значительно упрощают процесс создания документа. Можно использовать в качестве основы другие виды распоряжений.

В приказе обязательно должна содержаться следующая информация:

• дата и место составления;
• наименование и номер документа;
• полное название и форма предприятия;
• фамилия, имя и отчество сотрудника, которому продлевается отпуск;
• перечень документов, на основании которых осуществляется пролонгация отпускного периода;
• на сколько дней продлевается отдых, конкретные даты;
• тип отпуска (ежегодный основной либо дополнительный);
• фамилии, инициалы и должности лиц, которым даются указания;
• ссылка на статью Трудового кодекса, в которой указана возможность переноса или продления отпуска (ст. №124);
• фамилия и инициалы сотрудника, ответственного за исполнение приказа;
• подписи лиц.

Пример составления

Оформлением распоряжений обычно занимаются сотрудники кадрового отдела либо секретари директоров. Индивидуальные предприниматели, как правило, составляют такие документы самостоятельно. В любом случае, легче оформлять приказ, имея на руках образец.

Пример можно найти среди документов, находящихся в архиве компании. Образец приказа о продлении отпуска в связи с больничным листом приведен ниже.

Общество с ограниченной ответственностью «СанДаль»

Приказ №35-н

о продлении ежегодного оплачиваемого отпуска

г. Санкт-Петербург                                                                     14 ноября 2019 года

На основании заявления старшего продавца Анисимовой Александры Петровны от 13.11.2019 о продлении ежегодного основного отпуска, в связи с временной нетрудоспособностью во время отпуска с 7 по 13 ноября 2019 года и в соответствии с первой частью статьи №124 Трудового кодекса Российской Федерации

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Продлить старшему продавцу, Анисимовой А.П., ежегодный оплачиваемый отпуск, предоставленный в соответствии с графиком отпусков на 2019 год с 1 по 28 ноября 2019 года на 7 календарных дней, с 29 ноября по 5 декабря 2019 года.
2. Специалисту кадрового отдела, Карповой В.В., внести соответствующие коррективы в табель учета рабочего времени и прочие учетные документы.
3. Ответственным за исполнение приказа назначить руководителя кадрового отдела, Селеванову А.Д.

Основание для издания настоящего распоряжения: заявление Анисимовой А.П. от 13.11.2019, листок о временной нетрудоспособности серии АА №54841274 от 13.11.2019.

Генеральный директор

ООО «СанДаль»                       (подпись)            О.П. Орловский

С приказом ознакомлены:

Специалист отдела кадров

14.11.2019                               (подпись)           В.В. Карпова

Начальник кадрового отдела

14.11.2019                               (подпись)            А.Д. Селеванова

Старший продавец

14.11.2019                               (подпись)           А.П. Анисимова

Образец приказа на продление отпуска в связи с больничным в период отпуска можно скачать здесь.

Кто подписывает документ?

Приказ о пролонгации отпуска по причине болезни подписывает ряд лиц. В первую очередь, свой автограф ставит руководитель предприятия. Этим он утверждает приказ и отдает его в работу.

Далее под текстом – «С приказом ознакомлены», подписываются все лица, которые были указаны в распоряжении. Обычно, это сотрудники отдела кадров. Обязательно должен поставить личную подпись работник, которому продлевают отпуск.

Это подтверждает тот факт, что сотрудник ознакомлен с решением руководства.

Сколько времени хранить?

Распоряжение о продлении ежегодного оплачиваемого отпуска работнику по причине его временной нетрудоспособности, регистрируют в специальном журнале учета внутренней корреспонденции. В этом документе указывается номер, дата, краткое содержание приказа.

После исполнения распоряжения его передают в архив. Распоряжение хранится в общем случае 5 лет.

Если же приказ является частью личного дела, тогда это период увеличивается до 50-75 лет. Журналы учета внутренней корреспонденции по правилам следует хранить на предприятии не меньше 75 лет.

Таким образом, приказ о продлении отпуска по причине болезни работника во время положенного отдыха, издается не всегда.

Требуется он в случае перенесения неиспользованных отпускных дней на другие даты либо если оформление подобных изменений приказом, предусмотрено локальными актами предприятия. Составляется такой документ в свободной форме на листе А4 либо путем заполнения пустых строк фирменного бланка.

В приказе отображаются основания для продления отпускных дней, даются определенные указания сотрудникам кадрового отдела. Изданным считается распоряжение после того, как его подпишет руководитель организации.

Работник, пребывая в ежегодном очередном отпуске, может заболеть. Согласно нормам трудового законодательства в данном случае:

1. По желанию работника отпускной период наниматель может продлить.

Важно! Отпуск увеличивают на число дней болезни, указанных в больничном листе. Т. е. по факту к числу дней отпуска добавляется число дней болезни по больничному листу.

2. Больничный (дни болезни) при этом наниматель обязан будет оплатить (если это оплачиваемый отдых, то больничный бюллетень оплачивают отдельно от отпускных).

Вопросы, связанные с продлением отпусков из-за болезни, возможным переносом их, а также оплатой больничного листа, решает наниматель при обращении работника. При этом решение всех вопросов производится с учетом следующих норм законодательства.

Что характерно, по закону при продлении отпуска за дни болезни добавочные дни нанимателем не оплачиваются. Как и ранее, отпускнику выдадут: отпускные только за использованные дни отпуска и госпособие по временной нетрудоспособности, рассчитанное на основании больничного листка.

Перенос отпуска из-за болезни, случившейся в отпускной период, на другое время также возможен. Но этот вариант решения вопроса допускается только при согласовании его с нанимателем. При этом наниматель вправе затребовать от отпускника документ, который подтвердит, что использовать отпуск в определенный период не представляется возможным.

Решение о переносе наниматель принимает единолично. Он имеет полное право, как отказать работнику, так и разрешить перенос отпуска. Это его право, но никак не обязанность. Исключением являются случаи, когда отпускнику вовремя не выплатили деньги либо несвоевременно предупредили о начале ежегодного основного отпуска (не за 2 недели, как положено, а позже). Тогда работник вправе написать заявление о переносе на иное время, а наниматель обязан будет его удовлетворить. Иные исключительные ситуации оговорены ст. 124 ТК РФ.

Действия работника, заболевшего в отпуске

Таким образом, если работник заболел во время отпуска, то, во-первых, срок выхода на работу увеличивается на число дней болезни. Во-вторых, работник должен незамедлительно сообщить об этом своему нанимателю.

По сути, отпускник может просто проболеть определенный период отпуска, не заявлять об этом нанимателю, а по его окончании просто выйти на работу, ничего не продлевая. Если же он решит все же продлить отпуск, то ему следует предпринять следующие действия:

1. Известить нанимателя о наступившей болезни (посредством телефона, эл. почты, смс-сообщения и т. п.) и договориться о продлении либо переносе.
2. После выздоровления написать заявление о продлении (переносе) и вместе с больничным листком предъявить его на работе (т. е. оформить продление либо перенос).

По факту обращения отпускника (на основании заявления и больничного), как правило, издается приказ о продлении (переносе) отпуска.

Отдельное внимание следует обратить на составление заявления. Составляется оно общим порядком, как и все заявления работника, адресуемые нанимателю. Текст документа должен содержать наименование организации, должность и ФИО нанимателя, просьбу о продлении отпускного периода на конкретное число дней с указанием причины. Для образца при компиляции заявления можно применять следующий вариант шаблона.

Директору_______________________________

(название организации, ФИО нанимателя)

от_____________________________________________

(должность, ФИО заявителя)

Заявление

            Прошу Вас продлить мне ежегодный основной отпуск, предоставленный ______________

                                                                                                                                                                             (указать период)

на (указать число кал. дней) __________________ по причине болезни (указать с какого по какое число) ________________________________________ Больничный лист (серия, №, когда и кем выдан записать)_____________________________    прилагаю.

(Дата написания) ______

(Подпись заявителя) __________________                        (Расшифровка) _________________

Можно ли автоматически продлить отпуск либо не оформлять его продление по причине болезни

Следует иметь в виду, что автоматически отпуск никогда не продлевается, даже если работник заболел. Соответственно, факт продления нужно документально зафиксировать. Исключений по этой норме не имеется.

Если работник без больничного листа болел и эти дни на работу самовольно не выходил, то это будет считаться прогулом. Поэтому больничный в подобных ситуациях следует брать всегда, а о своем желании продлить отпускной период нужно сообщать нанимателю.

Продлевать отпускной период самостоятельно, без ведома и согласия нанимателя не разрешается.  Работник не может просто взять больничный бюллетень во время отпуска и не выйти в положенный срок на работу, ничего не предприняв.

По факту отсутствия на работе отпускника в присутствии свидетелей, как принято, оформляется акт и так до тех пор, пока отсутствующий работник не объявится. Затем его ознакомят с актами, потребуют письменно объяснить свое отсутствие и примут соответствующие меры со всеми вытекающими из этого последствиями.

Исключительные обстоятельства, форс-мажорные ситуации при этом учитываются и в расчет не берутся. Таковыми могут быть, например, невозможность выйти на связь, чрезвычайные происшествия, препятствующие этому, и прочие преграды. Поэтому если отсутствующий работник сможет аргументировано обосновать свое отсутствие либо опоздание, то, наказание смягчат либо отменят.

Издание приказа о продлении отпуска по причине болезни на работе

Итак, продление отпуска подлежит оформлению. Изначально инициатива должна исходить от самого отпускника. Он обязан представить нанимателю два ключевых документа: заявление и больничный листок. После того, как наниматель проставит на заявлении свою визу (даст согласие), кадровый отдел издает приказ о продлении отпуска, с которым работника должны ознакомить. На этом процедура оформления заканчивается.

Типовой формы для подобных приказов не установлено. Посему составляет его полномочный ответственный сотрудник отдела кадров в произвольной форме. За основу берется принцип оформления реквизитов, а также стандартная структура распорядительного документа, которая основывается на нормах, обозначенных ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. приказом Росстандарта № 2004-ст от 08.12.2016 (акт. ред. от 14.05.2018).

Отдельное внимание рекомендуется обратить на общие требования к созданию и оформлению документов (см. по ссылке ч. 3 ГОСТ Р 7.0.97-2016), а также на реквизиты (см. ч. 4 ГОСТ Р 7.0.97-2016). Приказ должен включать сведения:

• наименование организации;
• название, №, заголовок документа («Приказ о продлении…»);
• место его издания;
• ФИО отпускника;
• число дней, на которые продлевается отпускной период;
• основание для продления (заявление отпускника, больничный бюллетень);
• приложение с приобщенными документами;
• должность, подпись полномочного руководителя с расшифровкой.

Это типичный минимум информации, реквизитов, который содержит стандартный распорядительный документ любой организации. В качестве некоего образчика при компиляции приказа можно руководствоваться следующим шаблоном данного документа.

Наименование организации

ПРИКАЗ _____________ № ____________

(Место издания) _______                                                                                                                 (Датировка)__________

О продлении основного отпуска

в связи с временной нетрудоспособностью

_____________________________________________________________________________________

                                                     (ФИО отпускника)

c “__” ____________ 20__ г. по “__” ___________ 20__ г. во время пребывания в ежегодном основном отпуске

ПРИКАЗЫВАЮ:

Продлить продолжительность основного отпуска ___________________________________________________________________________________

                                                       (ФИО отпускника)

на _______ дней.

Основание: _______________________________________________________________________

Должность

руководителя организации:        Подпись __________            Расшифровка _____________

С приказом ознакомлен:      Дата ____          Подпись  _______      Расшифровка _________                                   

ПРИЛОЖЕНИЕ:

1. Документ, подтверждающий временную нетрудоспособность с “__” _______ 20__ г. по “__” _____________ 20__ г.

Изданный приказ необходимо зарегистрировать в специальном журнале учета.

Пример 1. Вариант составления приказа о продлении отпуска из-за болезни работника

Общество с ограниченной ответственностью «Форпост»

Приказ № 123 о продлении ежегодного оплачиваемого отпуска

г. Ярославль                                                                                                                                   09.09.2020

            По причине того, что декоратор Архипова Лариса Максимовна в период очередного отпуска, предоставленного ей с 15.08.2020 по 15.09.2020, была временно нетрудоспособна на протяжении 3 дней (со 02.09.2020 по 04.09.2020)

ПРИКАЗЫВАЮ:

Продлить продолжительность ежегодного очередного отпуска Архиповой Л. М. на 3 дня.

Основание: заявление Архиповой Л. М. от 09.09.2020, листок нетрудоспособности № 111.

Директор:                                   _____________________                          Р. Ф. Бураков

С приказом ознакомлен: 09.09.2020           ___________________             Л. М. Архипова

Распространенные ошибки при продлении отпуска из-за болезни

Ошибка 1. При отсутствии больничного листка отпуск работнику не продлевается.

Продлить ежегодный отпуск работник может только при наличии больничного, который подтвердит, что он действительно болел во время отпускного периода. При этом к учету принимается только правильно оформленный больничный листок.

Ошибка 2. На дни болезни при наличии больничного листка продлевается только ежегодный очередной отпуск. Об этом свидетельствуют нормы ст. 124 ТК РФ. Остальные виды отпусков (как-то: административный, учебный, неоплачиваемый и прочие) продлению не подлежат.

Если работник взял отпуск с последующим увольнением, то даже при наличии больничного он не продлевается.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Вопрос №1: Юрисконсульт взяла ежегодный основной отпуск с 15 августа на месяц. С 1 по 7 сентября она болела. До какого числа ей можно продлить отпуск и как его должны оплатить с учетом продления?

В рассматриваемой ситуации отпуск увеличивается (продлевается) на 7 дней болезни. Получается, что с 15 августа по 15 сентября юрисконсульту предоставлен отпуск, за которые выданы отпускные. Он продлевается до 22 сентября (на 7 дн.) и за этот период ей выдают госпособие по временной нетрудоспособности. Следует обратить внимание, что за эти добавочные 7 дн. отпускные не выплачиваются.

Т. е. по факту продления перерасчет отпускных не производится. Деньги, причитающиеся юрисконсульту за отпуск, уже рассчитаны и выплачены. Поэтому остается только подсчитать сумму, которую нужно выплатить за дни болезни (размер госпособия к выплате). При калькуляции госпособия учитываются праздничные и выходные дни.

Вопрос №2: Когда больничный листок при продлении отпуска не оплачивают? Вообще, предусмотрены ли такие случаи законодательством о труде?

Да. Подобные ситуации действительно имеют место быть. Они оговорены ст. 9 ФЗ РФ № 255 (см. ссылку на статью выше). Настоящая статья определяет случаи, при которых госпособие по болезни не назначается вообще, а также случаи, когда работнику отказывают в его выплате.

Так, например, при проведении судмедэкспертизы, при отстранении от работы (без выплаты заработка) госпособие по болезни не положено в принципе. Поэтому за данные периоды его не назначают.

А вот если работник намерено причинил вред своему здоровью и этот факт установлен судом, то гражданину откажут в выплате госпоосбия по болезни, наступившей по названой причине.