Приказ о передаче кассы на время болезни кассира

Прежде всего отметим, что в настоящее время не существует специального нормативного правового документа, который бы регулировал передачу дел от одного кассира (сотрудника, исполняющего его функции) к другому. В связи с этим соответствующие правила, в том числе правила документального оформления передачи дел, организации необходимо разработать самостоятельно, руководствуясь общими требованиями нормативно-правовых актов, регулирующих порядок ведения бухгалтерского учета на территории РФ.

Разработанный порядок целесообразно закрепить внутренним локальным актом, например, это может быть «Инструкция о порядке передаче дел при смене кассира». В качестве ориентира можно использовать Инструкцию о порядке приема-сдачи дел главными бухгалтерами (старшими бухгалтерами на правах главных бухгалтеров), централизованных бухгалтерий (бухгалтерий), учреждений, предприятий и организаций системы Министерства здравоохранения СССР, утвержденную Минздравом СССР 28.05.1979 N 25-12/38. Например, организация может предусмотреть, что прием и сдача дел кассиром производятся на основании соответствующего приказа руководителя (с указанием срока для приема-сдачи дел) и оформляется актом проверки кассы (форма — произвольная, однако ее целесообразно составить с учетом требований к реквизитам первичного учетного документа и порядку его составления, предусмотренным ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ)).

При составлении собственных документов рекомендуем также воспользоваться правилами по оформлению документов, приведенными в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Еще раз повторим, предложенный порядок является примером оформления передачи дел, организация совершенно не обязана ему следовать, более того, даже если передача дел вообще не будет оформлена какими-либо документами, нарушений законодательства не возникнет.

Также следует учесть, что сотрудник, исполняющий трудовую функцию кассира, является материально ответственным лицом, с которым может заключаться договор о полной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ и Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, утвержденный постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 N 85). В связи с этим считаем необходимым отметить следующее.

До 01.01.2013 Федеральным законом от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ) было установлено требование об обязательном проведении инвентаризации в случае смены материально ответственных лиц (п. 2 ст. 12 Закона N 129-ФЗ). Аналогичное требование содержалось в п. 37 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета Директоров ЦБ РФ 22.09.1993 N 40 (далее — Порядок ведения кассовых операций; утратил силу с 01.01.2012).

Ныне действующий Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) требования о проведении инвентаризации при смене материально ответственных лиц не содержит. Не затрагивает вопросов проведения инвентаризации кассы и действующее в настоящее время Положение Банка России от 12.10.2011 N 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации». Однако ч. 1 ст. 30 Закона N 402-ФЗ предусмотрено, что до утверждения органами государственного регулирования бухгалтерского учета федеральных и отраслевых стандартов, предусмотренных этим федеральным законом, применяются правила ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской отчетности, утвержденные уполномоченными федеральными органами исполнительной власти и ЦБР до дня вступления в силу Закона N 402-ФЗ.

Пункт 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утверждено приказом Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н) устанавливает необходимость проведения инвентаризации при смене материально ответственных лиц.

Поэтому, хотя п. 3.39 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утверждены приказом Минфина РФ от 13.06.1995 N 49, далее — Методические указания) в связи с порядком проведения инвентаризации кассы ссылается на утративший силу Порядок ведения кассовых операций, полагаем, что при смене кассира инвентаризацию кассы провести все же необходимо. В связи с этим считаем необходимым руководствоваться разделом 2 «Общие правила проведения инвентаризации» Методических указаний.

Напомним, что для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, в состав которой включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, представители службы внутреннего аудита организации, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.) (п. 2.2 и п. 2.3 Методических указаний). Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации приказом, составленным по форме N ИНВ-22 (утверждена постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88), либо в произвольной форме с указанием обязательных реквизитов, содержащихся в ст. 9 Закона N 402-ФЗ.

Помимо состава комиссии в приказе также указываются:

— причина проведения инвентаризации (в данном случае — смена кассира);

— имущество, подлежащее ревизии (в рассматриваемом случае — денежные средства; отметим, что в соответствии с п. 1.2 Методических указаний денежные средства относятся к имуществу);

— дата начала и окончания инвентаризации.

Приказ регистрируют в журнале учета и контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.

На основании п. 2.4 Методических указаний до начала проверки инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «…» (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным. Материально ответственное лицо (кассир) дает расписку о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на его ответственность, оприходованы, а выбывшие — списаны в расход.

Проверка фактического наличия имущества в кассе производится при обязательном участии кассира, сдающего дела (п. 2.8 Методических указаний).

В ходе инвентаризации проверяются все документы, связанные с деятельностью сотрудника в качестве кассира: кассовая книга, отчеты кассира, приходные и расходные ордера и т.д., а также фактическое наличие сумм денежных средств, находящихся в кассе на момент проверки (производится сверка с данными кассовой книги).

Согласно п. 2.5 Методических указаний сведения о фактическом наличии имущества (в том числе, денежных средств) записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации (в данном случае разрабатываются организацией самостоятельно с указанием реквизитов, содержащихся в ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

Результаты проведенной инвентаризации отражаются в акте инвентаризации наличных денежных средств (по форме N ИНВ-15, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88, или самостоятельно разработанной форме, с указанием реквизитов из ст. 9 Закона N 402-ФЗ). Также составляется ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (по форме N ИНВ-26, утвержденной постановлением Госкомстата России от 27.03.2000 N 26, или самостоятельно разработанной форме с указанием реквизитов из ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

При выявлении излишков или недостач от кассира нужно получить письменные объяснения о причинах их возникновения. При отказе кассира дать соответствующие комментарии рекомендуется составить акт об отказе работника представить объяснения. Кассира нужно ознакомить с актом под роспись. Если работник отказывается подписывать акт, этот факт также следует зафиксировать.

Отметим, что по смыслу п. 2.10 Методических указаний в проведении инвентаризации при смене материально ответственных лиц должны участвовать оба материально ответственных лица: как работник, сдающий материальные ценности, так и работник, принимающий их. В связи с этим полагаем, что в случае, если на момент начала инвентаризации с новым кассиром трудовой договор еще не заключен, подсчет ценностей, находящихся в кассе, который завершается подписанием акта инвентаризации увольняющимся работником, может быть произведен без участия нового материально ответственного лица. В этом случае акт инвентаризации может быть подписан новым кассиром при принятии им ценностей от инвентаризационой комиссии после оформления трудовых отношений с новым сотрудником, учитывая, что п. 2.12 Методических указаний допускает проведение инвентаризации имущества в течение нескольких дней.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Ерин Павел

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Барсегян Артем

17 октября 2013 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Процесс передачи средств

Процедура передачи кассовых денежных средств:

1. Передача средств должна происходить на основании инвентаризационного акта. Объясняется это тем фактом, что это официальное МОЛ, с которым подписывается соглашение о мат.ответственности при приеме на работу. Потребуется оформить приказ о пересчете и инвентаризационном контроле. В нем же указывается комиссия, которая несет ответственность за корректность контроля.
2. Непосредственно пересчет денег производят непременно при кассире, с ним совместно. И только когда завершится инвентаризационный процесс в кассе, все результаты получены и удовлетворяют проверяющих лиц, инвентаризацию можно завершать.
3. Когда по результатам инвентаризации выявлены недостачи либо излишки, то потребуется сформировать дополнительную форму акта. В ней указывается фактическая сумма, излишки приходуют и тогда можно начинать процедуру передачи.
4. При некорректном сальдо, кассиру придется оформлять объяснительную записку. В ней необходимо прописать причины, по которым это случилась. При отказе руководство организации обязано составить акт об этом.

К процессу в обязательном порядке привлекается комиссия, как минимум из трех человек. Они также по завершению подписывают документы. Процесс передачи дел между кассирами – важная процедура, требующая тщательного контроля. Именно в таком случае предприятие застраховано от неточностей, ошибок и прочих неприятностей в учете.

Образец акта приема-передачи

Его можно составить также для дополнительного подтверждения получения денег продавцом.

Подписание требуется и в ситуации, если одна сторона не внушает доверия, и существует угроза невыплаты средств или того, что сделка окажется недействительной.

Оформление акта приема-передачи денежных средств по договору купли-продажи используется в соглашениях, заключаемых по доверенности.

Если на документе стоят подписи доверенного лица и одного из участников сделки, он становится доказательством уплаты, подходящим для использования в суде.

Это позволяет уменьшить возможные риски при заключении подобных соглашений.

В ряде случаев акт приема-передачи используется вместо расписки из-за его двустороннего характера. На нем стоят подписи обеих сторон.

На сегодняшний день не зафиксирован специальный нормативный правовой документ, с помощью которого бы один кассовый работник мог передавать дела другому. Поэтому руководство каждой организации разрабатывает себе правила, как передавать дела от одного кассового работника к другому, опираясь на общие требования к нормативно–правовым актам.

Во время смены кассовых работников обязательно нужно составить документ о приёме–передаче кассовых денег (акт) и документ про инвентаризацию. С кассовым работником, который принял кассу, следует подписать договор об ответственности за сохранность денежных средств, которые он принял. Категорически запрещена передача обязанностей работника кассы постороннему лицу.

Бизнес юрист {amp}gt; Бухгалтерский учет {amp}gt; Первичные документы {amp}gt; Оформление акта приема-передачи кассы в случаях смены кассира

Работник кассы как лицо, несущее материальную ответственность (МОЛ), каждый день формирует первичные документы и отчеты. Но существуют формы, оформление которых актуально в исключительных ситуациях, среди них акт приема-передачи кассы.

Когда необходим

Бланк не обладает строгой, унифицированной формой и регламентами заполнения. Однако заполнять его придется в целом перечне случаев.

Потребность в формировании этой документации появляется в таких ситуациях:

1. В случае процедуры реорганизации предприятия, а также при его реализации либо сдачи в аренду.
2. Непосредственно в преддверии формирования годовой отчетности.
3. Для обнаружения фактов хищений, а также злоупотреблений обязанностями.
4. При форс-мажоре (пожары, подтопления и иное).
5. При передаче кассы и всего, что в ней находится между МОЛ.

Документация потребуется и для контроля на предприятие.

Чем поможет эта статья: Готовые образцы приказов помогут грамотно оформить назначение кассира, правильно вести кассовую книгу и освободить предпринимателей от бумажной рутины. От чего убережет: От беспорядка в документах и нарушения кассовой дисциплины.

Важная детальДиректор может сам установить в приказе, как компания будет вести кассовую книгу. А также назначить кассира — сотрудника, который будет отвечать за выдачу и получение наличных.

Новый кассовый порядок действует чуть больше месяца, но у компаний и предпринимателей уже накопилась масса вопросов. Ответы на большинство из них вы найдете в материале «30 ответов на ваши вопросы про лимит наличных, приходники, расходники и кассовую книгу». А в этой статье мы рассмотрели три ситуации, которые компаниям и предпринимателям удастся легко урегулировать с помощью приказов.

Первый — о назначении кассира — установит, кто в компании отвечает за получение и расходование наличности.

Второй приказ понадобится компании, чтобы с 1 июня вести кассовую книгу в одном экземпляре. С помощью такого документа вы установите, как кассир должен будет подшивать листы книги и в каком порядке он будет хранить приходники, расходники, ведомости, а также подтверждающие документы.

Наконец, третий приказ пригодится тем предпринимателям, которые больше не хотят устанавливать лимит остатка наличных, оформлять приходники, расходники и вести кассовую книгу.

Обычно в штатном расписании компании есть кассир. Но если эту должность в штатном расписании не предусмотрели, то надо назначить кассиром кого-то из работников.

Конечно, выдавать и принимать наличные руководитель может и сам (п. 4 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Если руководитель не намерен вести учет налички самостоятельно, то понадобится приказ о том, кто в компании кассир (см. образец ниже).

Далее приказ о назначении кассира должен содержать фамилию, имя и отчество бухгалтера, на которого планируется возложить обязанности кассира, и название кассового аппарата. Ниже необходимо перечислить обязанности нового кассира.

Среди прочих обязательно надо предусмотреть его ответственность за ведение операций с денежной наличностью и с кассой. Кроме того, предусмотреть обязанность вести приходный/расходный кассовые ордера и по окончанию кассовой смены составлять соответствующие справки.

И, естественно, подписывать все необходимые документы в качестве кассира. Последней фразой приказа должно быть упоминание о том, что был заключен договор о полной материальной ответственности с сотрудником, который теперь будет выполнять обязанности кассира.

Любой образец приказа о назначении кассира заверяется подписями директора организации и новоиспеченным кассиром.

Довольно распространенная ситуация, когда на малом предприятии в штате отсутствует кассир или же в штатном расписании указана только одна должность кассира.

Составлять приказ о назначении кассира руководителю малого предприятия приходится в двух случаях: — по запросу от финансовых и иных организаций: к примеру, если малое предприятие начало работать с кассой, то банки в таком случае могут запросить копию приказа о назначении кассира; — если числится один кассир на предприятии, но он временно отсутствует. В таких случаях обязанности кассира вправе исполнять бухгалтер или главный бухгалтер.

Для этого необходимо заключить с ним договор о полной материальной ответственности и подписать приказ о назначении кассира. Последний в свою очередь не имеет типовую форму, поэтому мы подробно рассмотрим структуру его содержания и все необходимые графы, которые там должны быть указаны.

Детально правила установления доплат за совмещение должностей указано в ст. 151 ТК РФ. Приказ о назначении кассира (образец) обязывает также нового кассира подписать и соответствующую должностную инструкцию.

Затем говорится о том, что конкретный работник (№1) передал ценности сотруднику №2. В конце акта приема-передачи денег кассы обязательно должны присутствовать подписи двух сторон. Не нужно забывать о наличии конкретной даты прохождения самой процедуры.

Таким образом, процесс приема-передачи денег при смене кассира – это ответственное, серьезное мероприятие, требующее внимания и заинтересованности обеих сторон (того, кто сдает и принимает денежные средства).

Бланк фирма разрабатывает своими силами, ориентируясь на существующую и нормативную документацию, которая действует в организации. В форме должны присутствовать данные:

• количество денежных средств
• передаваемые реестры
• подписи принимающей и передающей стороны
• подписи комиссии

После чего необходимо прописать, что работник, сдающий кассу, передает ценности другой стороне. Также обязательно указание даты процедуры. Акт составляют не меньше чем в двух экземплярах. Каждая сторона должна иметь личный экземпляр. Если потребуется, то допустимы заверенные нотариусом копии.

Прием и передача дел между кассирами и как следствие смена МОЛ происходит на основании приказа руководства фирмы, который также подразумевает ревизию кассы. Инициация процедуры инвентаризации требует выхода приказа о проведении инвентаризации от руководителя предприятия. В нем прописываются даты проведения процедуры, комиссия, МОЛ, ценности подлежащие ревизии. Перед проведением инвентаризации кассы необходимо сформировать комиссию, как минимум из трех человек.

Пересчитывают наличность, которая имеется в кассе под наблюдением участников комиссии. Затем составляется инвентаризационный акт. Форма в обязательном порядке требуется для процедуры передачи денег между работниками кассы.

Оформление акта

На сегодня не утверждено постановлений либо методик, которые бы регулировали оформление акта на официальном уровне. Этот бланк составляют в свободной форме. Однако есть сведения, которые обязательны для оформления такой документации:

• наименование предприятия
• перечисление сотрудников, находящихся в комиссионной группе
• сведения о сотруднике, передающем
• сведения о работнике, который их принимает

Старый и новый кассовый сотрудник осуществляют пересчет наличных денег, а затем в форме приема-передачи прописывают по пунктам, что передается:

1. Сальдо по счету «Касса» по бухгалтерским сведениям.
2. Количество наличных в помещении кассы на момент процедуры.
3. Излишки, в случае выявления.
4. Недостачи при выявлении.
5. Номера ПКО и РКО, которые были выданы на момент передачи.

В завершении оба кассира заверяют документ своими подписями. Корректное оформление акта застрахует работников от вероятных проблем с учетом.

Передача кассы при увольнении кассира

• Название документа с указанием повода – передача денежных средств кассы между кассирами;
• Данные кассира, передающего средства – ФИО, должность, место проживания, паспортные данные;
• Состав комиссии – ФИО, должности;
• Выявленная наличная денежная сумма в кассе, можно с покупюрным перечнем;
• Какая сумма должна быть согласно бухгалтерскому учету;
• Если были обнаружены излишки и недостачи необходимо указать их размер;
• Номера последних приходных и расходных кассовых ордеров;
• Подписи кассиров – сдающего и принимающего;
• Подписи членов комиссии.

Важно: акт приема-передачи денег должен составляться в нескольких экземплярах – для каждого кассира и для бухгалтерии, если кассир один и проводилась проверка наличности в кассе, то только два экземпляра для бухгалтера и материально-ответственного работника.

ВажноАкты Акт приема-передачи денежных средств кассы оформляется при смене кассира, а также при необходимости временно передать кассу другому лицу на период отсутствия (отпуска).

На что стоит обратить внимание

Обратить внимание требуется, прежде всего, на особенности процесса:

• процедура инвентаризации оформляется специальной формой акта ИНВ-15
• непосредственно акт формируют только после завершения пересчета и оформления соответствующей документации
• смена кассовых сотрудников, а также оформленные соответствующим образом документы. Это гражданско-правовой документ, который составлен участниками как подтверждение передачи дел сторонами договоренности
• если кассира нет на месте (по уважительной причине), то деньги и иные материальные ценности необходимо передать под отчет, для этого работником в присутствии руководителей предприятия и комиссии, которая назначена приказом, пересчитываются ценности, средства
• с новым кассовым работником необходимо заключить соглашение об ответственности за сохранность ценностей и денег, которые им приняты

Когда требуется оформлять акт приема-передачи кассы сотрудником

Когда необходим

Необходимость в оформлении акта о приеме-передаче денежных средств кассы при смене кассира возникает когда требуется одним из кассиров передать дела и материальные ценности другому во время увольнения, при замене или с целью контроля выполнения работником своих обязанностей.

Происходит такой процесс на основании приказа руководителя предприятия.

Процедура передачи денег кассы

Составляется акт проверки кассового аппарата, кассир – это материально-ответственное лицо, а значит, передавать денежные средств кассы средства он обязан на основании инвентаризационного акта.

Весь процесс пересчета наличности должен происходит при непосредственном участии кассира у него на глазах, и в его присутствии.

Важно: только после проведения инвентаризации денежных средств кассы и получения удовлетворительных результатов, составляется акт приема-передачи денег.

Заполняем документ

В случае наличия каких-либо приложений (чеки, квитанции и прочее), их необходимо прикрепить к акту в оригинале либо в копиях. В заключении акт заверяют исключительно живыми подписями сторон. Печати проставляют только в случае если это прописано в локальных нормативно-правовых регламентах организации.

Содержание акта, его заполнение зависит от формы ведения документации составителя. Допустимо заполнить его от руки либо в печатном виде, также практикуется применение фирменного бланка либо обычного чистого листа.

Передача на время отпуска

Заблаговременно до начала инвентаризации кассир составляет расписку о том, что на начало процедуры:

• все РКО и ПКО, а также документация на имущество переданы сотрудникам бухгалтерии либо членам комиссии
• ценности, переданные ему на хранение, оприходованы
• выбывшие ценности подверглись списанию

Условия хранения

Акт приема-передачи кассы – неотъемлемая часть соглашения, поэтому необходимо, чтобы он хранился вместе с ним, без возможности доступа к документу посторонних лиц. Период хранения устанавливается внутренними нормативно-правовыми регламентами предприятия, но не менее определенных законодательством сроков.

Акт приема-передачи кассы – документ, который требуется для передачи кассы от одного кассира к другому. Он не имеет строгой формы, регламентированной законодательством. Однако есть реквизиты, обязательные к внесению в акт.