Приказ отзыв из отпуска в связи с болезнью

Цитата («Главная Книга» №11 2015 г.):
ОТЗЫВ ИЗ ОТПУСКА

(Документальное оформление и расчеты с работником)

Началась пора отпусков. Но в силу определенных обстоятельств иногда возникает необходимость отозвать того или иного сотрудника из ежегодного отпуска. Трудовой кодекс предоставляет работодателям такое право, но лишь при условии, что сотрудник согласен прервать свой законный отдых.
Не использованная в связи с этим часть отпуска по выбору работника должна быть <1>:
(или) предоставлена в удобное для него время в течение текущего рабочего года. При этом надо следить за тем, чтобы соблюдалось правило, согласно которому при разделении отпуска на части хотя бы одна из частей должна составлять не менее 14 календарных дней. Например, если сотрудник уже отгулял в текущем рабочем году два раза по 7 календарных дней, то отозвать его из третьего отпуска продолжительностью 2 недели работодатель не вправе;
(или) присоединена к отпуску за следующий рабочий год.

Примечание
Как нам разъяснили в свое время в Роструде, отозвать можно только из ежегодного оплачиваемого отпуска. То есть работника нельзя отозвать, к примеру, из учебного или из неоплачиваемого отпуска (см. журнал «Главная книга», 2013, N 7, с. 17).

При этом следующие категории работников не могут быть отозваны из отпуска (даже если они сами не возражают против этого) <1>:
— несовершеннолетние лица;
— беременные женщины;
— работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.
Таким образом, прежде всего надо поинтересоваться у понадобившегося сотрудника, может ли он досрочно выйти из отпуска. Например, позвонить ему, послать СМС-сообщение или электронное письмо.

Рассказываем руководителю
Отказ работника досрочно выйти из отпуска нельзя расценить как нарушение трудовой дисциплины <2>. А значит, за такой отказ к работнику не могут применяться дисциплинарные взыскания, в том числе увольнение за прогул.

И если на предложение прервать свой отпуск сотрудник ответил утвердительно, тогда ваши действия по документальному оформлению отзыва будут следующими.
Шаг 1. Получаем письменное согласие работника на отзыв его из отпуска
Логичнее всего взять такое согласие с сотрудника в первый же день его досрочного выхода на работу. В нем сотрудник может указать и желаемые даты использования оставшейся части отпуска.

Примечание
Отметим, что ТК РФ не требует письменно оформлять согласие, но нам же нужно как-то его зафиксировать. Ведь слова, как известно, к делу не пришьешь.

Согласие может выглядеть так:

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Генеральному директору │
│ ООО «Радуга» │
│ А.С. Семину│
│ от бухгалтера Т.Г. Луневой│
│ │
│ Заявление │
│ │
│ Я согласна прервать отпуск и выйти на работу с 15 июня 2015 г.│
│Неиспользованную часть отпуска в количестве 5 календарных дней прошу│
│присоединить ко второй части отпуска за текущий год и предоставить с 24│
│августа 2015 г. │
│ │
│ ЛуневаТ.Г. Лунева│
│ │
│ 15 июня 2015 г.│
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Шаг 2. Оформляем приказ об отзыве работника из отпуска
Это надо сделать в тот же день, когда вы получили письменное согласие работника. Приказ составляется в произвольной форме. Вот примерный образец:

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│Общество с ограниченной ответственностью «Радуга»│
│─────────────────────────────────────────────────│
│ │
│г. Москва 15 июня 2015 г.│
│ │
│ПРИКАЗ N 173-к │
│об отзыве из отпуска │
│ │
│ В связи с болезнью главного бухгалтера Г.Н. Чижовой и необходимостью│
│подготовки налоговой отчетности за II квартал 2015 г. │
│ │
│ ПРИКАЗЫВАЮ: │
│ 1. Отозвать бухгалтера Луневу Татьяну Геннадьевну из основного│
│ежегодного оплачиваемого отпуска с 15 июня 2015 г. │
│ 2.Предоставить Т.Г. Луневой неиспользованную часть отпуска в│
│количестве 5 календарных дней в период с 24 по 28 августа 2015 г.│
│согласно ее заявлению.│
│ 3. Внести соответствующие изменения в график отпусков на 2015 г. │
│ 4. Сумму отпускных, выплаченную за дни отпуска, не использованные│
│Т.Г. Луневой, зачесть в счет предстоящих выплат заработной платы. │
│ │
│ Основание: │
│ согласие Т.Г. Луневой на отзыв из отпуска.│
│ │
│Генеральный директорСемин А.С. Семин│
│ │
│С приказом ознакомлена, не возражаю: │
│ │
│Бухгалтер ЛуневаТ.Г. Лунева│
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Шаг 3. Вносим изменения в график отпусков и в личную карточку
Для этого в графике в подразделе «Перенесение отпуска» указываем:
— в графе «Основание (документ)» (графа 8 унифицированной формы N Т-7) — реквизиты приказа об отзыве из отпуска;
— в графе «Дата предполагаемого отпуска» (графа 9 формы N Т-7) — дату, на которую переносится отпуск работника, если она попадает на текущий календарный год. Если дата, на которую переносится отпуск, приходится на следующий календарный год, тогда ничего не указывайте.
В разделе «Примечание» (графа 10 формы N Т-7) укажите, что работник отозван из отпуска с его согласия.
В личной карточке в разд. VIII «Отпуск» зачеркиваем:
— количество календарных дней отпуска (графа 4 унифицированной формы N Т-2);
— дату его окончания (графа 4 формы N Т-2).
Ставим новое число дней и дату, когда отпуск был прерван.
В графе «Основание» указываем реквизиты приказа об отзыве из отпуска.

Расчеты с работником при отзыве из отпуска

Со дня досрочного выхода на работу сотруднику начисляется зарплата. Однако ему уже были выплачены отпускные, в том числе за те дни, которые он фактически не отгулял <3>.
В этой ситуации работник не обязан возвращать организации сумму излишне полученных отпускных. Также нельзя погасить эту сумму путем постепенного удержания из его зарплаты. Ведь перечень оснований для удержания является закрытым и такая ситуация в нем не предусмотрена <4>. Поэтому целесообразнее всего рассматривать эту сумму как аванс и зачитывать ее в счет зарплаты работника, начисленной со дня фактического его выхода на работу, вплоть до погашения переплаты.
Зарплата за тот месяц, в котором работник был отозван из отпуска, начисляется за фактически отработанные дни. И если сумма начисленной зарплаты за этот месяц будет:
(или) меньше суммы отпускных за неиспользованные дни отпуска — работнику при выплате зарплаты ничего не полагается. Сумма задолженности работника перед работодателем будет учтена при выплате зарплаты в следующем месяце. НДФЛ и страховые взносы перечислять не нужно, так как они уже были перечислены в день выплаты отпускных;
(или) больше суммы «лишних» отпускных — работнику полагается разница между начисленной зарплатой и этими отпускными. Соответственно, с разницы начисляются и уплачиваются НДФЛ и взносы.

Внимание! При предоставлении работнику неиспользованной части отпуска в другое время расчет отпускных производится заново <5>. Ведь это будет новый отпуск, а не продолжение уже предоставленного.

Примечание
Напомним, что отпускные списываются в «прибыльные» расходы в полном объеме в том отчетном периоде, когда начислены и выплачены <6>, даже если отпуск захватывает месяцы, приходящиеся на разные периоды. По мнению ФНС, в этом случае нет необходимости в пропорциональном учете отпускных <7>.

* * *

В заключение надо упомянуть вот о чем. Если отпускнику, который позарез нужен на работе, руководство решит оплатить проезд из места отпуска к месту работы, то безопаснее всего будет не учитывать эти расходы для целей налогообложения прибыли. В частности, столичные налоговики считают их затратами на личные нужды работника, а значит, его доходом <8>. Логично предположить, что при такой оценке этих затрат проверяющие из ИФНС также потребуют исчислить НДФЛ с суммы оплаты проезда, а ревизоры из внебюджетных фондов — страховые взносы.
А вот если сотрудник отзывается из отпуска для направления его в командировку, куда едет сразу из места проведения отпуска, тогда оплата проезда облагаться НДФЛ не должна, а стоимость билетов можно учесть в налоговых расходах <9>. Ведь работодатель обязан возмещать расходы по проезду к месту командировки и обратно <10>. В этой ситуации стоимость билетов не нужно облагать и страховыми взносами <11>.

Бухгалтеру на заметку
Выдача работнику отпускных из кассы, если зарплата перечисляется на карту
Выплата зарплаты работнику путем перечисления денег на банковскую карту устанавливается трудовым или коллективным договором <12>. При наличии такого условия отпускные ему также перечисляются на счет в банке. Если же работник по каким-то причинам хочет разово получить деньги наличными (зарплату, отпускные, иные выплаты), то он может написать заявление об этом на имя руководителя в произвольной форме. При согласии руководства на основании этого заявления можно будет выплатить работнику положенные ему суммы из кассы.
Если же инициатива заплатить работнику наличными исходит от работодателя, то вам нужно будет заручиться согласием работника на такую форму выплаты. Для этого направьте ему уведомление о том, что получить отпускные он сможет наличными в кассе в тот же день, когда деньги должны быть перечислены в банк. Пусть работник укажет на документе, что он с ним ознакомлен и не возражает, поставит дату и подпись. Если же работник будет не согласен, придется перечислять ему деньги безналичным путем.