Сотрудник не поехал в командировку по причине болезни
В командировке, отпуске или накануне увольнения с работником порой случаются форс-мажорные обстоятельства. Например, он внезапно заболевает. В такой ситуации сам сотрудник и кадровик растеряны – что делать. Мы подскажем, чем может обернуться болезнь работника для отдела кадров и можно ли подстраховаться от негативных последствий.
Работник заболел перед командировкой
Бывает так, что денежные средства на командировку уже частично потрачены: куплены билеты, оплачена гостиница, выдан аванс, а сотрудник в последний момент заболел. Тогда работодатель направляет в командировку другого специалиста, переносит или вовсе отменяет командировку.
В чем подвох. Работник может успеть потратить часть выданных авансом денег. Например, на покупку билета. Если билеты приобретали без права возврата, то вернуть деньги невозможно.
Какие ошибки допускают работодатели. Взыскивают с сотрудника, который не смог поехать в командировку, затраты на невозвратные билеты.
Как сделать правильно. Даже если командировку отменили, компенсировать сотруднику стоимость неиспользованных билетов нужно в полном размере (ст. 167 ТК РФ). Для этого издать приказ об отмене командировки или ее переносе на более поздний срок (образец ниже). Получить от сотрудника авансовый отчет по израсходованным суммам вместе с документами, подтверждающими покупку и возврат билетов, удержание штрафа за снятую бронь и др. (ст. 166 ТК РФ, п. 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, далее – Положение № 749).
Скачать и распечатать образец
Работник заболел в командировке
Если сотрудник заболел в командировке, он вряд ли успеет выполнить служебное задание. Тогда работодатель часто решает продлить командировку.
В чем подвох. Законодательство не обязывает сотрудника уведомлять компанию о том, что он открыл больничный. Но если сотрудник своевременно не сообщит о болезни, работодатель не сможет оперативно оценить ситуацию и решить, стоит ли продлить или перенести командировку. Кроме того, Трудовой кодекс не определяет, как продлить срок командировки в связи с временной нетрудоспособностью, а кадровику придется скорректировать документы.
Какие ошибки допускают работодатели. Уведомляют сотрудника о продлении служебной поездки, когда тот уже покинул место командирования, а потом привлекают к дисциплинарной ответственности за прогул (апелляционное определение Краснодарского краевого суда от 22 августа 2013 г. по делу № 33–17909/13). Забывают запросить письменное согласие на продление командировки у сотрудников с семейными обязанностями (ст. 259, 264 ТК РФ). К категориям, которым можно продлить командировку только с их письменного согласия, относятся:
– женщины, у которых есть дети до трех лет;
– сотрудники с детьми-инвалидами;
– одинокие родители, которые воспитывают детей младше пяти лет;
– работники, которые ухаживают за больными родственниками в соответствии с медицинским заключением.
Как сделать правильно. Перед тем как продлить командировку сотрудников, перечисленных в статье 259 Трудового кодекса, их нужно письменно известить о праве на отказ, и только после этого издать приказ о продлении срока поездки. Получить согласие работника можно по факсу или по электронной почте. Если сотрудник дал согласие по телефону, составьте об этом акт. Чтобы облегчить себе работу, закрепите варианты, как получить согласие сотрудника о продлении командировки, в локальном акте (ст. 8 ТК РФ).
Работник заболел во время ежегодного оплачиваемого отпуска
Если во время ежегодного оплачиваемого отпуска сотрудник заболел, работодатель обязан продлить отпуск на дни болезни или перенести на другое время, но учесть пожелания работника (ч. первая ст. 124 ТК РФ). Отпуск продлевают или переносят на основании листка нетрудоспособности (п. 24 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 г. № 624н).
В чем подвох. Работник не обязан сообщать о своей болезни в период отпуска и о желании продлить отдых. В лучшем случае он принесет листок нетрудоспособности в первый рабочий день после отпуска и напишет заявление о своих предпочтениях, когда хочет отгулять дни отдыха, не использованные из-за болезни. В худшем – самовольно продлит себе каникулы, полагая, что ежегодный отпуск удлиняется на дни болезни автоматически. Кадровик будет ставить в табеле неявки и гадать, как расценить отсутствие сотрудника.
Ошибки, которые допускают работодатели. Применяют дисциплинарное взыскание вплоть до увольнения к сотруднику, который самовольно продлил отпуск и приступил к работе позже, не предупредив о болезни. Однако такую ситуацию нельзя расценить как виновное нарушение трудовой дисциплины, если работник по уважительной причине несвоевременно представил больничный лист. Например, во время болезни находился в отпуске в другом регионе (определение Верховного Суда РФ от 4 октября 2013 г. № 69-КГ13-4).
Как сделать правильно. Чтобы предупредить забывчивость сотрудников, включите в ПВТР либо в трудовой договор обязанность работников, заболевших в отпуске, известить руководителя о своей временной нетрудоспособности и о желании продлить отдых на время больничного (образец ниже). Другой вариант – составить для сотрудников памятку о ежегодном отпуске. Подчеркиванием или цветом выделить в ней те правила, о которых персонал чаще всего забывает.
Скачать и распечатать образец
Работник ушел в отпуск с последующим увольнением. Но во время отпуска заболел
Работодатель не обязан переносить или продлевать сотруднику отпуск с последующим увольнением в связи с его болезнью (письмо Роструда от 24 декабря 2007 г. № 5277-6-1). С момента начала такого отпуска трудовые отношения с сотрудником прекращены. Дату увольнения в одностороннем порядке изменить нельзя (ч. вторая ст. 127 ТК РФ).
В чем подвох. Право на пособие у работника сохранится в том случае, если он заболеет или получит травму в течение 30 дней со дня увольнения (ч. 2 ст. 7 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ, далее – Закон № 255-ФЗ). Возникают сложности, с какой даты отсчитывать 30 дней, если дата увольнения и последний рабочий день не совпадают.
Какие ошибки допускают работодатели. Не оплачивают больничный, если болезнь наступила после того, как прошли 30 дней с момента последнего рабочего дня, или оплачивают пособие в размере 60 процентов среднего заработка вне зависимости от страхового стажа.
Как сделать правильно. Датой расторжения договора при отпуске с последующим увольнением будет последний день отдыха (ч. 2 ст. 5 Закона № 255-ФЗ, определение Верховного Суда РФ от 23 ноября 2015 г. № 34-КГ15-13). Если заболевание сотрудника наступило в отпуске с последующим увольнением, то срок болезни значения не имеет – работодатель обязан оплатить весь период болезни.
Пример
Менеджер Ирина В. написала заявление на отпуск с 30 декабря 2016 года по 5 февраля 2017 года с последующим увольнением. 29 декабря 2016 года ей выдали отпускные и трудовую книжку. Но 3 февраля бывшая сотрудница принесла больничный. Несмотря на то что со дня, когда компания с ней рассчиталась, прошло больше 30 календарных дней, работодатель оплатил листок нетрудоспособности по общим правилам с учетом страхового стажа работника.
Обсудите с бухгалтерией
1. Если работник взял больничный в командировке, работодатель выплачивает ему пособие по временной нетрудоспособности (п. 25 Положения № 749).
2. Средний заработок за те дни командировки, в которые работник был болен, не сохраняется (абз. 2 п. 25 Положения № 749).
3. Если сотрудник лечится амбулаторно, то ему оплачивают суточные в полном объеме и компенсируют расходы на наем жилья (абз. 3 п. 11 Положения № 749). Если в месте командировки сотрудник был вынужден лечь в больницу, работодатель не обязан возмещать ему расходы по найму жилья за дни, которые он находится в стационаре, а суточные выплачивает по-прежнему.
Работник ушел на больничный накануне дня увольнения
В период отпуска и болезни нельзя прекращать трудовые отношения по инициативе работодателя, кроме случая ликвидации организации (ч. шестая ст. 81 ТК РФ). По другим основаниям трудовой договор можно расторгнуть, даже если сотрудник на больничном.
В чем подвох. Правильно определить дату увольнения. Например, если пропустить срок увольнения в связи с истечением срока трудового договора, он становится бессрочным (ч. четвертая ст. 58 ТК РФ).
Какие ошибки допускают работодатели. Расторгают трудовой договор по сокращению штата с сотрудником, который не вышел на работу в день увольнения. Позже работник появляется в офисе с больничным листком.
Как сделать правильно. Болезнь сотрудника не отменяет решения работодателя об увольнении, но сдвигает дату приказа. Если сотрудник на дату сокращения болеет, нужно дождаться его выхода на работу и уволить в первый рабочий день после болезни1.
Важные выводы
1. Если у сотрудницы есть ребенок младше трех лет, продлить командировку можно только с ее письменного согласия. В локальном акте безопаснее закрепить, каким способом компания получает согласие работника, который находится в месте командировки.
2. Ежегодный отпуск заболевшего сотрудника продлевают на период его болезни. Отгулять дополнительные дни к отпуску он может сразу или в удобное для него время, заранее предупредив работодателя.
3. Чтобы облегчить себе работу, удобно обговорить в локальном акте возможные ситуации, о которых сотрудник своевременно сообщал бы руководству. Например, уведомлял непосредственного руководителя о болезни в период отпуска или командировки в день открытия листка нетрудоспособности.
Звезда
за правильный ответ
Неправильно
Правильно!
В каких случаях дату увольнения сдвигают на период болезни:
увольнение по сокращению штата;
увольнение по собственному желанию;
отпуск с последующим увольнением.
Источник
Бывает, что организация вынуждена отменить либо перенести заранее запланированную командировку на другой срок. Причины могут быть разными: необходимость в командировке отпала (например, вопрос решили по телефону), болезнь командируемого сотрудника и т.д.
Следует сразу отметить, что нормативно утвержденных правил по оформлению отмены командировки нет. В связи с этим представляется целесообразным предусмотреть порядок отмены командировки в локальном нормативном акте организации, например в Положении о направлении в командировку.
Учитывая, что направление в командировку производится по распоряжению работодателя, ее отмена должна осуществляться таким же образом. Поэтому, прежде всего работодатель должен издать приказ (распоряжение) об отмене командировки с указанием причин, по которым командировка не состоялась. В качестве основания для отмены в приказе (распоряжении) целесообразно указать документы об обстоятельствах отмены командировки, если таковые имеются (например, реквизиты письма из организации, куда направлялся сотрудник, о том, что в командировании сотрудника нет необходимости; листка нетрудоспособности сотрудника, если поездка отменена по причине его болезни, свидетельство о смерти родственника и т.д.). Копии упомянутых документов должны быть приложены к приказу.
Что касается командировочных, работник, безусловно, должен их вернуть в кассу организации. Однако здесь встает вопрос о сроке такого возврата. Пунктом 11 Порядкаведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного письмом ЦБ РФ от 04.10.1993 № 18, предусмотрено, что лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет. Однако в нашем случае командировка не состоялась. Чтобы не возникало спорных ситуаций, думается, такой срок целесообразно предусмотреть в приказе (распоряжении) об отмене командировки.
Надо отметить, что здесь может быть две ситуации:
Ситуация 1. Если сотрудник к моменту отмены командировки не производил расходов, то проблем нет. Он просто сдает деньги по приходному кассовому ордеру в кассу. В ордере в качестве основания указывается приказ об отмене командировки.
Ситуация 2. Сотрудник уже произвел расходы, которые могут быть использованы в дальнейшем. Например, было закуплено оборудование для презентации. В этом случае расходы можно будет учесть в бухгалтерском и налоговом учете если не сразу, то когда состоится следующая командировка. Тогда работник составляет авансовый отчет, остаток сдает в кассу.
Если работник в установленный срок не вернет выданные ему суммы, то работодатель в соответствии со ст. 137 ТК РФ имеет право удержать их из его заработной платы. Такое решение может быть принято работодателем не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для погашения задолженности, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размера удержаний.
При этом следует помнить, что общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы применительно к данному случаю не может превышать 20% (ст. 138 ТК РФ).
Особо хотелось бы отметить о расходах, которые вернуть невозможно. Речь идет о билетах к месту командировки, а также о визах в другие государства. Если сразу после отмены командировки билет не удалось сдать или вернули только часть денег, то работник не может вернуть всю сумму в кассу. Возникает убыток. При этом нужно издать приказ о компенсации работнику стоимости неиспользованных билетов. А в авансовом отчете работник укажет эти билеты.
Этот убыток можно учесть в целях налогообложения прибыли. Дело в том, что перечни внереализационных расходов и убытков в ст. ст. 265 НК РФ являются открытыми. Арбитражные суды будут смотреть на соответствие расходов ст. 252 НК РФ. Здесь решающую роль играют две вещи:
- командировка должна быть связана с деятельностью, направленной на получение дохода; причина ее отмены не была надуманной, а была связана с независящими от организации обстоятельствами.
Арбитражные суды опираются на определения КС РФ от 04.06.2007 № 320-О-П и 366-О-П. В них говорится, что «налоговое законодательство не использует понятие экономической целесообразности и не регулирует порядок и условия ведения финансово-хозяйственной деятельности. Следовательно, обоснованность расходов, уменьшающих в целях налогообложения полученные доходы, не может оцениваться с точки зрения их целесообразности, рациональности, эффективности или полученного результата. В силу принципа свободы экономической деятельности, закрепленного в ст. 8 Конституции Российской Федерации, налогоплательщик осуществляет эту деятельность на свой риск и вправе самостоятельно и единолично оценивать ее эффективность и целесообразность». Иначе говоря, расходы признаются вне зависимости от их успешности.
Минфин России признал оправданными расходы на билеты:
- по отмененной командировке в случае смерти близкого родственника работника (письмо от 14.04.2006 № 03-03-04/1/338); при перемене маршрута командировки (от 02.05.2007 № 03-03-06/1/252).
В то же время в отношении расходов на визы (если командировка отменена) позиция Минфина России – расходы нельзя учесть (письмо от 06.05.2006 № 03-03-04/2/134). Правда, это письмо выпущено в то время, когда еще не было вышеприведенной позиции Конституционного суда РФ. Сейчас налоговому органу доказать в Арбитражном суде несоответствие таких расходов ст. 252 НК РФ будет весьма трудно.
Источник
Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 20 февраля 2015 г.
Содержание журнала № 5 за 2015 г.
Е.А. Рожкова, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению
Для выполнения служебного задания вне места постоянной работы работник направляется в командировкуст. 166 ТК РФ. И вот он уехал, но вместо того, чтобы трудиться, лежит в номере гостиницы с температурой и ждет врача. Теперь ему необходимы лечение, покой и, конечно же, больничный.
О болезни он поставил в известность работодателя. А что же делать работодателю? Давайте разберемся.
Продлеваем командировку
Возможно, из-за болезни работник не успел полностью выполнить задание или даже не приступил к его выполнению. В любом случае он не сможет вернуться, пока не почувствует себя лучше. Да и сколько продлится болезнь — неизвестно. Поэтому работодатель может при необходимости продлить командировку на любое количество дней по своему усмотрению.
Для продления командировки руководитель организации должен издать приказ в произвольной форме, указав в нем причину ее продления и предполагаемую дату окончания. Его копию нужно направить работнику. Это можно сделать любым доступным способом, например по электронной почте, по факсу. Также можно направить работнику телеграмму с уведомлением о продлении командировки.
Но нужно помнить о том, что есть такие сотрудники, у которых необходимо запрашивать письменное согласие как на их направление в командировку, так и на ее продление. Эточ. 2, 3 ст. 259, ст. 264 ТК РФ; пп. 2, 14 Постановления Пленума ВС от 28.01.2014 № 1:
- женщины, имеющие детей до 3 лет;
- родители и опекуны, воспитывающие без супруга (супруги) детей до 5 лет, и другие лица, воспитывающие детей до 5 лет без матери;
- работники, имеющие детей-инвалидов;
- работники, ухаживающие за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением.
Свое согласие работник может направить в организацию письмом или телеграммой.
Возможно, что выданного перед командировкой аванса работнику не хватит, чтобы оплатить непредвиденные расходы (например, расходы на проживание, обмен или покупку нового билета на проезд из командировки).
Кроме того, за все дни, на которые продлена командировка, включая дни болезни, работнику надо выплатить суточныеп. 25 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение № 749).
Поэтому в приказе о продлении командировки можно предусмотреть оплату дополнительных расходов и отправить работнику деньги почтовым или банковским переводом либо перечислить деньги на его карту.
Какие выплаты полагаются работнику и как они учитываются
Тот факт, что работник заболел в командировке, а не дома, для оплаты больничного не имеет никакого значения — работнику также полагается пособие по временной нетрудоспособностист. 183 ТК РФ; п. 1 ч. 1 ст. 2 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ (далее — Закон № 255-ФЗ); п. 25 Положения № 749. Основанием для его выплаты является больничный листч. 5 ст. 13 Закона № 255-ФЗ. Поэтому первое, что должен сделать работник в случае болезни, — это обратиться к врачу, чтобы ему открыли больничныйпп. 1, 2, 5 Порядка, утв. Приказом Минздравсоцразвития от 29.06.2011 № 624н (далее — Порядок № 624н). Пособие рассчитывается и выплачивается в общем порядке после предъявления работником больничного листкач. 1, 3 ст. 14 Закона № 255-ФЗ.
Источник