Служебная записка на замещение во время болезни

Причина, по которой оформляется замещение, – отсутствие на своем рабочем месте сотрудника, например, из-за отпуска, болезни или командировки. В таком случае обязанности отсутствующего сотрудника руководитель может временно возложить на другого работника.

В чем смысл замещения

Расскажем о сути замещения на примере замещения на время отпуска работника.

Итак, сотрудник, замещающий отпускника, свои трудовые обязанности не исполняет, а только выполняет работу коллеги, ушедшего в отпуск (ст. 72.2 ТК РФ). Зарплату при этом он получает по выполняемой работе, но не ниже среднего заработка по своей основной работе. Например, зарплата ведущего инженера составляет 40 тыс. руб., а зарплата главного инженера, которого он будет замещать, 60 тыс. руб. И на период замещения ведущий инженер должен получать зарплату, как главный инженер. Если же он будет замещать, допустим, инженера с зарплатой в размере 20 тыс. руб., то на период замещения за ведущим инженером должен сохраниться его заработок, так как зарплата инженера меньше его собственной.

Кроме того, важно помнить, что по общему правилу замещение возможно только по соглашению сторон. Поэтому отказ работника от замещения коллеги не является нарушением трудовой дисциплины и, соответственно, к нему не могут применяться никакие дисциплинарные взыскания. Конечно, если обязанность замещать какого-либо коллегу прямо не прописана в его трудовом договоре.

Также стоит отметить, что, как работник, так и работодатель имеет право досрочно расторгнуть соглашение о замещении. К примеру, если замещаемый сотрудник досрочно вышел из отпуска.

Особенности замещения руководителя и главного бухгалтера

Как правило, и у руководителя, и у главного бухгалтера есть официальные замы. Но если таковых нет, то замещение оформляется на кого-то из сотрудников. И тут нужно помнить, что такие сотрудники должны иметь доверенность на право подписи различных документов (отчетности, платежек и т.д.).

Служебная записка о замещении во время отпуска: образец

Такую записку обычно пишет непосредственный начальник того сотрудника, который уходит в отпуск, предлагая кандидатуру для замещения. Служебная записка о замещении на время отпуска передается руководителю организации для утверждения. Если кандидатура одобрена руководителем (ставится виза «не возражаю»), то на основе служебной записки о замещении на время отпуска издается приказ о замещении.

Унифицированной формы служебной записки о замещении на время отпуска нет. Она составляется в произвольной форме. Выглядеть служебная записка на время отпуска может так.

Болезнь сотрудника – явление обыденное. Чтобы отсутствие работника не повлияло на нормальный ход производственного процесса, его обязанности временно возлагаются на другого человека. Как правильно оформить замещение на время больничного и провести оплату, описывается ниже.

Замещение на время больничного: варианты замены сотрудника

Сотрудник получает листок временной нетрудоспособности:

• подхватив заболевание, которое может продлиться несколько дней или недель;
• по беременности и родам;
• из-за необходимости ухода за больным ребенком или родителями.

После закрытия больничного сотрудник имеет полное право возвратиться на свое рабочее место, которое за ним сохраняется.

Пока он отсутствует, руководитель принимает решение о том, кто будет выполнять работу заболевшего. Положения ТК предусматривают оформление на выбор:

1. Замещение.
2. Совмещение работы другим сотрудником.

Когда руководитель останавливается на первом варианте, это означает, что замещающий сотрудник полностью выполняет работу коллеги и получает соответствующую оплату.  Читайте также статью: → “Правила оформления ежегодного основного оплачиваемого отпуска”

Замещать заболевшего работника могут:

• другие должностные лица этого же предприятия. При этом они продолжают выполнять и свою основную работу;
• коллеги, которых временно перевели на рабочее место заболевшего;
• лица, дополнительно принятые на работу. С ними руководитель заключает срочное трудовое соглашение.

Важно! Коллега не обязан замещать заболевшего. Если он не согласен на выполнение подобных функций, никаких последствий это не несет. Исключение – замещение прописано в его должностной инструкции.

Оформление замещения на время больничного: пошаговая инструкция

Немаловажным является правильное оформление замещения. Оно состоит из нескольких шагов (этапов):

Заявление сотрудника о согласии заменить заболевшего коллегу

Трудовым кодексом предусмотрено, что переводить сотрудников на другую работу для замещения, возможно только при соглашении сторон.

Выполнение работы коллеги одновременно со своей, не ограничено во времени.

Каким бы не было замещение, сотрудник, который получает временно новое рабочее место или дополнительную работу, пишет заявление, подтверждающее его согласие.

Оформление приказа на замещение на время болезни

Когда с сотрудником уже утрясены все нюансы, и дополнительное соглашение на замещение коллеги подписано, руководитель составляет приказ, в котором должны содержаться:

• ФИО временно отсутствующего работника, его должность и причина, из-за которой проводится замещения (болезнь);
• ФИО, сотрудника-заместителя, его должность;
• дата, когда начинается замещение;
• число окончания этого периода или какое-нибудь иное его указание;
• размер оплаты за замещение;
• ссылка на документы, ставшие основанием для издания приказа (заявление сотрудника, допсоглашение).

Эта информация отражается в приказе обязательно. Остальные моменты фиксируются, если есть необходимость. Форма этого внутреннего документа не регламентирована. При его составлении кадровик доверяется деловой практике, которая принята в компании.  Читайте также статью: → “Порядок замещения работника на время отпуска”

Чтобы подготовить приказ, можно воспользоваться типовой формой.

Образец приказа о переводе работника на другую работу.

Особенности замещения на время больничного по беременности и родам

Больничный по беременности и родам в большинстве случаев предполагает, что сотрудница после появления на свет малыша еще несколько месяцев, а то и лет, не вернется на свое место работы. Поэтому без нового работника не обойтись.

Руководитель предприятия может:

1. Перевести на ее должность коллегу, оформив замещение временное.
2. Принять нового сотрудника, пока отсутствует основной, оформив срочное трудовое соглашение.
3. Оформить внутреннее совместительство, возложив выполнение функций декретницы на коллегу.

Первые два варианта наиболее приемлемы, хотя и совместительство эффективно, если объем работ не так уж и велик.

В срочном трудовом соглашении следует четко указать условия касательно срока его окончания и момента прекращения. Это обезопасит руководителя от проблем, которые могут возникнуть при выходе сотрудницы с больничного. Если она не будет брать отпуск по уходу за ребенком, то окажется, что на одно рабочее место претендуют сразу двое.

Важно! В договоре с замещающим работником нужно прописать информацию о сроке так: на период отсутствия сотрудника в связи с больничным по беременности и родам, а также отпуском по уходу за ребенком.

Замещение на время больничного по уходу за детьми или взрослыми родственниками

Работник фирмы обладает правом получения листа временной нетрудоспособности, когда у него болеет ребенок или иной член семьи.

Заболевшие дети могут находиться на амбулаторном или стационарном лечении. Общее количество дней временной нетрудоспособности не должно превысить 30.

При проведении присмотра за взрослым членом семьи, находящемся на домашнем лечении, больничный лист выдается работнику на семь дней.

Таким правом могут воспользоваться сотрудники, у которых имеются:

• престарелые родственники;
• члены семьи с инвалидностью;
• серьезно больные родители.

Замещения работника проводится в том же порядке, который описан выше.  Читайте также статью: → “Гарантии при приеме на работу по трудовому, срочному договору и на испытательном сроке”

Особенности оформления замещения главного бухгалтера и руководителя

Руководитель предприятия и главный бухгалтер – должности серьезные, поскольку подразумевают полную ответственность за деятельность компании и ведение финансово-учетной работы.

Руководителя замещает его заместитель. И это – его прямая обязанность, чаще всего зафиксированная в должностной инструкции.

Главного бухгалтера заменяет старший бухгалтер или иной финансовый работник предприятия.

Приказ не оформляется, если в трудовом соглашении момент замещения предусмотрен. В этом документе может присутствовать пункт, что работник замещает руководителя (главного бухгалтера), если тот отсутствует, в том числе и по причине болезни.

Величина доплаты за замещение руководителей не регламентируется в ТК. На практике, при выполнении его обязанностей или функций главного бухгалтера в приказе на замещение указывается сумма доплаты, которая соответствует разнице в окладе.

Когда на выполнение функций за этими должностями назначаются иные сотрудники, то необходимо оформить:

• служебную записку на замещение на период больничного или заявление;
• приказ на замещение.

Форма последнего аналогична той, о которой сказано выше.

Для замещения главбуха необходимо:

1. Подготовить доверенность сотруднику, которая удостоверяет его полномочия действовать от имени главбуха по отношению к иным лицам и инстанциям.
2. Оформить в банке документы, подтверждающие право подписи.

Последнее необходимо в том случае, когда визы руководителя на денежных документах недостаточно.

Важно! В приказе на временное замещение главбуха обязательно присутствует пункт о наделении замещающего сотрудника правом подписывать финансовые документы.

Совмещение и замещение болеющего коллеги

В форме замещения оформляется временный перевод на должность болеющего сотрудника или совмещение.

При совмещении сотрудник параллельно со своей основной работой должен осуществлять функции отсутствующего коллеги. За это ему проводится доплата. Размер ее определяется в процентах от заработка болеющего и фиксируется в отдельном соглашении.

Совмещение оформляется приказом. Сотрудник, на которого возлагаются обязанности заболевшего, должен с ним ознакомиться. Скорее всего, следует расписаться под текстом «Не возражаю против совмещения должностей».

В таблице кратко представлена сущность замещения и совмещения:

И совмещение основной работы с выполнением функций заболевшего сотрудника, и замещение должно осуществляться в пределах установленной продолжительности рабочего дня.

Важно! В трудовой книжке не производится никаких записей при любом из этих двух видов кадрового решения.

Пример расчета оплаты замещающему сотруднику

Пример. Главный бухгалтер находится с 01 по 31 марта 2017 г. на лечении в стационаре. Замещение поручено одному из работников бухгалтерии. В его должностных обязанностях нет пункта о том, что он выполняет функции главбуха на период его отсутствия. Поэтому руководитель при оформлении дополнительного соглашения назначил бухгалтеру оплату в виде разницы в окладах.

Исходные данные:

Сумма доплаты                    50 000 – 38 000 = 12 000 руб.

Руководитель вправе установить доплату в % к окладу за каждый день замещения. Например, если такой процент равняется 2%, то сумма доплаты составит:

38 000 · 0,02 · 22 = 16 720 руб.

Работодатель при назначении вида оплаты за замещение работника, пребывающего на больничном, руководствуется коллективным договором. Когда подобные положения в нем отсутствуют, выбор оплаты – компетенция руководителя.

Топ 4 наиболее популярных вопросов

Вопрос 1. Как определяется последний рабочий день временного сотрудника, когда у основного закончился декрет, и он выходит на работу?

Ответ. Днем увольнения временного работника и, соответственно его последним днем работы в данной фирме, считается день, который предшествует дню выхода основного работника.

Вопрос 2. Следует ли работодателю предупреждать заранее временного работника, замещающего декретницу, о дате его увольнения?

Ответ. Как правило, предупреждение должно поступить за три рабочих дня. Но в данном случае все условия увольнения прописаны в срочном договоре, и дополнительное предупреждение о сроке его окончания не понадобится.

Вопрос 3. Какой размер доплаты устанавливается работнику за временное замещение коллеги, который получил листок нетрудоспособности?

Ответ. Размер доплаты фиксируется в колдоговоре или ином внутреннем документе. Он может быть любой, поскольку в законодательстве нет статей, позволяющих точно определиться с суммами.

Вопрос 4. Замещение на время болезни непосредственно сотрудника фирмы ограничивается каким-то временным отрезком или нет? Есть ли максимальный срок?

Ответ. ТК не устанавливает максимальную продолжительность ни срока замещения, ни совмещения. Руководитель по согласованию с сотрудником вправе установить тот период, на протяжении которого заболевший работник официально отсутствует на своем рабочем месте.

Оформление замещения на время больничного – процесс необходимый и несложный. Но прежде чем приступать к бюрократическим процедурам, следует подумать над тем, нельзя ли обойтись без замены, если работник отсутствует всего несколько дней?

Длительное заболевание или уход в отпуск по беременности и родам, как правило, сопровождается оформлением на временную работу еще одного сотрудника.