Приказ об отмене командировки по болезни образец
Сотрудникам организаций нередко приходится выезжать в различные служебные поездки. Но иногда запланированные командировки по разным причинам отменяются. Для того, чтобы грамотно провести отмену рабочей поездки, необходимо создать специальный приказ.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа об отмене командировки .docСкачать образец приказа об отмене командировки .doc
По каким причинам может быть отменена командировка
Поводов, по которым заранее назначенная командировка впоследствии отменяется, может найтись довольно много. Наиболее распространенные:
- отсутствие актуальности поездки;
- перенос ее сроков;
- уход работника на больничный, незапланированный отпуск или отгулы (например, по семейным обстоятельствам);
- непредвиденные или чрезвычайные ситуации и т.п.
Зачем нужен приказ
Казалось бы, чего проще: отменить командировку. Некоторые работники предприятий действительно полагают, что для этого достаточно устного распоряжения руководителя организации, но это не совсем так. Дело в том, что любое действие, происходящее внутри компании, всегда строго регламентируется различного рода документацией. Служебные поездки – не исключение.
Если высшее должностное лицо организации решает направить в командировку кого-либо из подчиненных, об этом издается соответствующий приказ. На основе него в дальнейшем оформляются всевозможные командировочные бумаги, проводятся бухгалтерские и кадровые операции и т.п. Точно также, в случае, если внезапно принимается решение об отмене поездки, должно быть выпущено новое распоряжение, которое запустит внутри предприятия нужный процесс.
Последствием приказа обычно становится аннулирование ранее выписанных документов (командировочных удостоверений, пропусков, направлений и т.п.), сдача билетов, выданных на командировку денежных средств и пр.
Надо ли указывать в документе причину отказа от командировки
Поскольку ключевым условием создания приказа является внесение в него обоснования и основания, указание в нем реальной причины отказа от командировки (она рассматривается как обоснование) становится обязательным.
Также в приказ следует внести и основание, т.е. ссылку на пункт закона или внутреннюю бумагу предприятия (служебную записку, акт и т.п.), имеющую прямое отношение к данному распоряжению.
Формат приказа
Приказ об отмене командировки, как любой другой такой документ можно писать в произвольной форме. Связано это с тем, что на сегодня унифицированного образца для создания приказа нет. Исключение составляют ситуации, когда в организации имеется разработанный и утвержденный руководством шаблон документа – тогда, конечно, распоряжение надо делать по его типу.
Оформление документа
Оформление документа также может быть свободным. Приказ можно делать рукописным или печатным, только во втором случае подготовленное распоряжение надо обязательно распечатать. Для распечатки подойдет обычный лист бумаги или же специальный бланк с напечатанными реквизитами организации и логотипом.
Приказ следует делать в одном оригинальном экземпляре, но если надо, можно сделать дополнительные копии, которые также следует заверить надлежащим образом.
Кто должен подписать приказ об отмене командировки
Любой приказ всегда исходит от главного лица предприятия – директора (или сотрудника, временно исполняющего его обязанности), соответственно, под документом в первую очередь должна стоять именно его подпись.
Также в распоряжении должны расписаться все работники, которые в нем указаны (т.е. те, кого распоряжение касается напрямую и те, кто ответственны за исполнение приказа).
Удостоверять готовый приказ печатью надо только тогда, когда это является условием, высказанным руководством организации.
Регистрация распоряжения
Информацию о выпущенном приказе надо внести в специальный журнал учета – он имеется в каждой организации и лежит обычно у секретаря. В журнал вполне достаточно вписать название и номер распоряжения, дату его выпуска. В случае необходимости, сведения, взятые из журнала, позволят не только подтвердить факт создания документа, но и без труда найти нужный приказ.
Хранение приказа
К распорядительной документации предъявляются определенные требования по хранению. В частности, после создания приказа и ознакомления с ним всех заинтересованных лиц, документ следует подшить в папку с другими такими же актами. В ней он должен находиться в течение срока, прописанного в локальных бумагах фирмы или же период, установленный российским законодательством.
После того, как актуальность данного документа закончится, его можно передать в архив или же уничтожить (также с соблюдением указанной в законе процедуры).
Образец приказа об отмене командировки
Если перед вами встала задача по формированию приказа об отмене командировки, который вы раньше не делали, ознакомьтесь с приведенными здесь пояснениями и посмотрите пример документа – он наверняка поможет вам создать собственный бланк. Сложностей возникнуть не должно, особенно если вы будет придерживаться структуры и стиля, присущих распорядительной документации.
Первым делом впишите в приказ посередине строки:
- название организации (полное или сокращенное – неважно);
- наименование самого документа;
- его номер, дату и место его формирования.
Далее переходите к основной части. Тут напишите:
- обоснование и основание для создания распоряжения
- должность и ФИО работника, в отношении которого выпускается приказ об отмене командировки
- указание об аннулировании предшествующего распорядительного акта
- ответственного за исполнение данного приказа сотрудника
В заключение соберите все нужные подписи.
При необходимости вы можете внести в документ любую дополнительную информацию, которую считаете важной в вашем конкретном случае. Также укажите в приказе все прилагающиеся к нему бумаги.
Источник
Приказ об отмене командировки — образец его вы сможете загрузить на нашем сайте — обязателен при отказе организации от намерения направить работника в поездку. Изучим нюансы подготовки и составления такого приказа работодателем.
Для чего нужен приказ об отмене командировки?
Приказ об отмене командировки: структура документа
Приказ об отмене командировки: порядок принятия документа
Какой срок хранения установлен для приказов об отмене командировки?
Итоги
Для чего нужен приказ об отмене командировки?
На основании данного приказа бухгалтерия организации осуществляет финансовые операции, обратные тем, что были проведены в соответствии с предшествующим приказом — об отправке сотрудника в командировку. При этом содержание таких операций зависит от того, в какой момент издан приказ об отмене поездки.
Так, он может быть подписан:
1. До выплаты командируемому аванса и суточных.
В этом случае бухгалтерии не потребуется осуществлять каких-либо операций, поскольку выплата аванса и суточных — первая операция, что отражается в регистрах и рассматривается в качестве предмета учета.
2. После выплаты аванса и суточных, но до совершения командируемым тех или иных расходов в поездке.
В таком сценарии предполагается возврат аванса и суточных в полном объеме. На основании приказа об отмене командировки и дополняющих его документов (например, служебной записки, в которой содержится адресованное командированному предписание выйти на работу вместо поездки) бухгалтерия отражает в регистрах факт возврата денежных средств в кассу или на расчетный счет работодателя.
3. После совершения командируемым тех или иных расходов в поездке.
В этом случае на основании приказа бухгалтерия вправе потребовать от работника вернуть часть выданных ранее в порядке аванса денежных средств, а именно суммы, которые:
- не включены в подтвержденные расходы на проезд и проживание;
- превышают установленный лимит суточных расходов за дни, проведенные в командировке.
Рассмотрим, в какой структуре может быть представлен рассматриваемый приказ.
Приказ об отмене командировки: структура документа
Приказ об отмене командировки включает:
1. Наименование фирмы-работодателя.
2. Наименование документа («Приказ об отмене командировки»), его номер, дату и место составления.
3. Текстовый блок с формулировками мотивировочного характера, обосновывающими издание приказа.
Здесь можно сослаться на документы, на основании которых командировка отменяется. Например, это может быть справка о болезни сотрудника или письмо от контрагента (к которому едет командируемый) о невозможности встречи по тем или иными причинам.
4. Текстовый блок с формулировками резолютивного характера («приказываю»).
Здесь отражается суть распоряжения руководства:
- об отмене командировки сотрудника с указанием его Ф.И.О.;
- об отмене предыдущих приказов и иных распорядительных актов, касающихся направления работника в командировку;
- о возложении ответственности за исполнение приказа с указанием Ф.И.О. ответственного (это может быть работник бухгалтерии, если отмена командировки предполагает осуществление финансовых операций, или руководитель кадровой службы, если речь идет об определении дальнейшего графика работы командированного).
5. Ссылки на приложения, которые могут быть представлены:
- документами, на основании которых издается приказ (их копиями);
- документами, которые аннулируются приказом (их копиями).
Распорядительный акт подписывается директором. Подписи об ознакомлении с приказом ставят:
- командированный сотрудник;
- ответственные за исполнение документа.
Скачать образец приказа вы можете на нашем сайте.
Скачать образец
Приказ об отмене командировки: порядок принятия документа
Порядок, по которому осуществляется принятие рассматриваемого приказа, равно как и осуществление иных действий при отмене командировок сотрудников, устанавливается на уровне локальных актах работодателя. Например, в Положении о командировках.
Это положение может регламентировать:
- порядок принятия всех распорядительных документов организации, имеющих отношение к командировкам (включая приказы о назначении командируемых);
- порядок отчетности сотрудников (например, в части предоставления отчетов, которые необязательны по закону, но желательны в силу сложившейся схемы документооборота в организации);
- действия сотрудников, отвечающих за подготовку различных документов при оформлении командировок (или их отмене) в пределах своей компетенции.
Узнать больше о специфике применения Положения о служебных командировках вы можете в статье «Положение о служебных командировках — образец-2020».
Важно, чтобы приказ об отмене командировки был обоснованным. Поэтому его составлению может предшествовать сбор документов, удостоверяющих отсутствие необходимости или возможности отправить работника в поездку. Данная процедура входит в число тех, что могут регламентироваться на уровне локальных нормативов.
Документы, отражающие причину отмены командировки (их примеры мы привели выше), становятся приложениями к приказу и хранятся в архиве организации столько же, сколько и сам распорядительный акт руководства.
Какой срок хранения установлен для приказов об отмене командировки?
Стандартный срок хранения приказов (и соответственно, приложений к ним, которые рассматриваются как часть документа) в архиве фирмы — 5 лет (ст. 434 перечня Росархива).
А если это работающий во вредных или опасных условиях, то:
- 50 лет — если документы изданы с 01.01.2003;
- 75 лет — если до 01.01.2003.
Срок хранения отчета о командировке в архивах фирмы также составляет 5 лет (ст. 452 перечня Росархива).
Узнать больше об отчете о командировке вы можете в статье «Примеры указываемых в кратком отчете целей командировки».
Итоги
В случае, если командировка работника по каким-либо причинам отменяется, руководство издает приказ об этом. На основании него бухгалтерия получает от работника не понадобившиеся ему аванс и суточные, корректируется при необходимости график работы командированного. В приказе отражаются причины отмены командировки, назначаются ответственные за его исполнение. Приказ и приложения к нему хранятся в архиве фирмы в течение 75 лет.
Узнать больше об особенностях документального оформления командировок сотрудников вы можете в статьях:
- «Образец заполнения авансового отчета в 2020 году»;
- «Приказ на командировку — образец в 2020 году».
Источник
Командирование сотрудника в служебную поездку сопровождается оформлением соответствующей документации. Предписанный ею порядок действий и временные рамки должны соблюдаться. Однако нередко возникают ситуации, когда по определенным обстоятельствам необходимо перенести поездку или отменить ее вовсе. Возникает актуальный вопрос, как это делается правильно и какие образцы документации оформляются в данном случае.
Примеры приказов об отмене служебной командировки и их составление
Если был издан приказ о направлении в служебную поездку, то она должна состояться в соответствии с его предписанием. Для отмены командировки необходимо издать отдельный образец, который будет указывать на соответствующую причину:
- командирование работника перестает быть востребованным;
- наличие личных обстоятельств, из-за которых сотрудник не может исполнить поручение;
- невозможность отбыть в установленный срок из-за болезни;
- имеются чрезвычайные обстоятельства — стихийные бедствия, аварии или иные обстоятельства, препятствующие исполнению обязанностей.
Текст приказа об отмене командировки должен включать в себя основание — документ, по которому отменяется назначение. Обычно им является служебная записка, которая и указывает на причину. Соответственно она же прилагается к основному акту.
Также при составлении необходимо указать, какой документ отменяется текущим приказом. Если процедура выдачи командировочных уже была осуществлена, то следует также оговорить и возврат денег, а также возмещение убытков, связанных с возвратом билетов и других предварительных расходов.
Для лучшего понимания данных моментов, можно рассмотреть примеры отмены командировок на отдельных образцах.
Скачать бланк приказа об отмене командировки
Приказ об отмене командировки в связи с болезнью
Вопрос об отмене командирования по болезни может иметь различные решения. Можно выделить следующие варианты:
- болезнь командированного работника до отправления;
- заболевание в ходе самой поездки;
- болезнь одного из командируемых, вследствие которой отменить назначение приходится всем.
Если работник заболел уже после отправки, то его необходимо отозвать из назначения. Однако при его согласии и незначительности заболевания можно издать приказ о продлении командировки на тот период, который необходим сотруднику. В этом случае по прибытию он должен будет представить больничный лист.
Скачать образец приказа об отмене командировки в связи с болезнью
Отмена командировки по семейным обстоятельствам
Отменить командирование по личным или семейным обстоятельствам достаточно непросто. Дело в том, что законодательством не регламентируются причины, которые в данной ситуации могут считаться обоснованными. То есть, решение о том, отменять поездку в связи с указанными причинами или нет, остается за работодателем.
Однако имеется категория работников, которые по закону не могут быть направлены в служебную поездку:
- беременные женщины;
- сотрудники, на попечении которых находятся недееспособные родственники.
Если к примеру командируемая сотрудница узнала о своей беременности, то она подает служебную записку. В этой ситуации работодатель не имеет права направлять ее по служебному заданию. В остальных случаях решение остается за руководителем.
Приказ об отмене командировки генерального директора
Оформление документации при командировании директора ничем не отличается от соответствующего образца для рядового сотрудника. Есть только два вопроса, которые в данной ситуации стоит рассмотреть:
- кем подписывается приказ об отмене командировки генерального директора;
- как передаются полномочия на время отсутствия.
Командировочные документы могут оформляться директором на собственное имя. Законодательством это не запрещается. На время передачи обязанностей образец может оформляться и уполномоченным лицом. Поэтому во избежание вопросов, если обязанности уже были переданы, то отменить командирование лучше заместителю.
Передача полномочий со своей стороны требует издания отдельных нормативов: приказа о наделении дополнительными обязанностями и соответствующая доверенность.
Отмена командировки и возмещение стоимости билетов
Чтобы правильно отменить командирование, необходимо учитывать срок возврата денег. Законодательство определяет данный период в три дня. За это время сотрудник должен либо отбыть по назначению, либо вернуть выданные средства.
Нередко возникает ситуация, когда часть средств уже была потрачена. Приобретение билетов, бронирование жилья или транспорта, иные предварительные расходы — все это необходимо учитывать. Когда поездка отменяется, следуют растраты и штрафы за возврат.
Законодательство указывает, что все понесенные убытки должны быть возмещены сотруднику. Для этого он должен вместе с остатком средств представить в бухгалтерию квитанции о понесенных расходах.
Образец заполнения приказа об отмене командировки
Документ не имеет официально определенной формы, однако при его составлении необходимо учитывать определенные аспекты:
- должно быть указано наименование организации, полное имя ее руководителя;
- проставляется порядковый номер и указывается форма акта;
- прописываются реквизиты норматива, по которому сотрудник направлялся в служебную поездку;
- приводится информация по командируемому — полное имя и занимаемая должность;
- необходимо указать на основание — служебную записку, а также причину, по которой назначение следует отменить;
- составляется порядок действий для возврата и возмещения средств;
- в конце проставляются подписи и расшифровки всех лиц, которые должны быть ознакомлены с данным актом.
К приказу необходимо приложить сопутствующие документы — служебную записку, квитанции о понесенных расходах.
Скачать заполненный образец приказа об отмене командировки сотрудника
Загрузка…
Источник
- Главная
- Статьи
- Кадры
- Кадровый документооборот
283520 марта 2020
Отмену командировки в связи с коронавирусом-2020 оформите приказом, чтобы учесть расходы компании. Покажем на примере, как правильно оформить приказ об отмене поездки из-за коронавируса. Образец приказа можно скачать.
Роструд напомнил, что планировать командировку нужно с учетом эпидемиологической ситуации в других странах. А отказаться от командировки может любой работник, если основания для такого отказа предусмотрены в Трудовом кодексе или трудовом договоре. Нужно только правильно оформить отмену от командировки, чтобы учесть понесенные расходы и предусмотреть налоговые последствия.
Как оформить отмену командировки из-за коронавируса-2020
Аннулировать ранее изданный приказ о командировке можно, но только если компания не успела понести никаких расходов. В противном случае нарушится цепочка бухгалтерских операций и документов, связанных с ними.
Поэтому если бухгалтер уже оплатил билеты на проезд и бронь за проживание сотрудника в отеле, выдал суточные, то в этой ситуации нужно оформить приказ об отмене командировки. Форма приказа об отмене командировки законодательством не установлена, составьте его в произвольной форме. Образец приказа — ниже.
В приказе об отмене командировки укажите, почему поездку отменили. Например, из-за решения правительства ограничить выезд из России на территорию одной из стран Европы. Или из-за временных рекомендаций Минздрава России о профилактических мерах из-за коронавируса.
Актуализируйте свое положение о командировках. Есть виды расходов, к которым налоговики проявляют особое внимание. Но если корректно пропишете их в локальном акте, то существенно уменьшите риск претензий проверяющих. Примеры хороших и плохих формулировок >>>
Как учесть расходы из-за отмены командировки в связи с коронавирусом
Расходы на командировку сотрудника — это затраты организации, а не доходы сотрудника. Если пришлось сдать авибилеты, отменять бронь отеля и платить за это штрафы, то в расходы включайте сумму штрафов. Такие затраты – это убытки компании, поэтому относите их к внереализационным расходам (письмо Минфина от 18.05.2018 № 03-03-07/33766).
Если сотрудник покупал билеты за свой счет, а потом сдал их, то сбор за возврат тоже включите в расходы. Удерживать НДФЛ и платить страховые взносы с сумм возмещения сотруднику таких расходов не нужно. Как отразить в бухучете возврат билетов на проезд, если от командировки пришлось отказаться, читайте в Системе Главбух.
Если успели выплатить суточные работнику, то он должен вернуть деньги в кассу или перечислить на расчетный счет организации. Доходами работника эти суммы также считаться не будут и НДФЛ с них не удерживают (письмо Минфина от 06.05.2006 № 03-03-04/2/134).
Образец приказа об отмене командировки из-за коронавируса в 2020 году
Дорогой коллега, мы открыли экстренную горячую линию для бизнеса
— Хотим поддержать бухгалтеров в то время, когда правила работы меняются ежедневно, а разъяснений по ним нет. Задавайте вопросы нашим экспертам — по льготам, выплатам сотрудникам, отсрочке по аренде.
Дорогой коллега, я лично проконтролирую, чтобы вы получили ответ на свой вопрос в течение 10 минут. Пишите. Это бесплатно
Светлана Чуприкова,
руководитель экстренной электронной поддежки
Задайте свой вопрос эксперту
Дорогой коллега, сегодня «Главбух» за полцены и антикризисный курс в подарок!
Узнать больше
По вопросам подписки на журнал «Главбух» звоните 8 (800) 505-87-17.
Статьи по теме в электронном журнале
Издает
Источник